O notă analitică este un tip special de documentație de service. Scopul său principal este de a atrage atenția managerului asupra unei probleme specifice. Conține propuneri pentru depășirea situației de criză, listează principalele direcții și etape de activitate. O notă de politică nu trebuie confundată cu un raport analitic. Primul prezintă perspectivele de dezvoltare a evenimentelor, al doilea evaluează rezultatele măsurilor luate. Fiecare organizație are propriile cerințe pentru pregătirea documentelor interne. Cu toate acestea, orice notă analitică conține părți precum introducerea, partea principală, concluzia, anexele.
Instrucțiuni
Pasul 1
Introducere
În această parte a documentului de politică, ar trebui să subliniați importanța problemei pe care o contactați cu managerul. Indicați clar motivele îngrijorării dvs., evaluați daunele primite de organizație. Enumerați sursele de informații și metodele de analiză pe care le-ați utilizat. Stabiliți termene pentru rezolvarea problemei.
De exemplu, spuneți că sunteți șeful spațiului publicitar pentru o revistă. În ultimele trei luni, volumul de publicitate vândut a scăzut treptat, deși angajații dvs. lucrează cu sârguință. Înțelegeți care este motivul, dar nu puteți rezolva singuri situația.
În introducerea notei analitice, scrieți că ați constatat o scădere a vânzărilor, ați efectuat o analiză a situației (ați verificat planurile și rapoartele departamentului, ați vorbit cu fiecare angajat, ați organizat o întâlnire internă), ați elaborat idei specifice, care vă supuneți managerului spre aprobare.
Pasul 2
Parte principală
Aici trebuie să luați în considerare toate aspectele problemei cât mai detaliat posibil și să propuneți o soluție pentru fiecare dintre ele.
Evidențiați subsecțiunile din text după numărul de propoziții, îndreptându-le pe scurt, dar clar. În fiecare dintre acestea, menționați mai întâi partea negativă, apoi esența reală a modificărilor, precum și costurile materiale și tehnice estimate și distribuirea responsabilităților între angajați.
Aranjați propozițiile în ordinea descrescătoare a importanței sau în ordine cronologică.
Oferiți cât mai multe detalii. Acest lucru vă va arăta un grad ridicat de proprietate asupra situației și elaborarea problemei. Enumerați argumentele și calculele justificative. Aici puteți face referire și la experiența pozitivă cunoscută în acest domeniu.
Pentru a crește obiectivitatea notei analitice, furnizați date (informații, informații) obținute de la alte diviziuni structurale ale organizației.
În exemplul de mai sus, corpul principal al Documentului de politici ar putea include o propunere pentru o nouă rubrică de subiect, „Electrocasnice”. Pentru această categorie, vor fi găsiți agenți de publicitate pentru o perioadă lungă de timp. Este planificată implicarea jurnaliștilor interni în crearea de texte publicitare și informative.
De asemenea, se poate face o propunere de a aloca o mașină de companie angajaților departamentului pentru a vizita birourile îndepărtate ale clienților, ceea ce va reduce pierderea timpului de lucru și a costurilor de călătorie. Această teză ar trebui confirmată prin calcule obținute în departamentul de contabilitate.
Pasul 3
Concluzie
Indicați principalele constatări pentru fiecare subsecțiune a corpului principal. Cu toate acestea, încercați să evitați repetările directe ale textului principal. În același timp, asigurați-vă că propozițiile care nu sunt indicate în partea principală nu apar brusc în textul concluziei.
Fii concis, dar convingător. O concluzie nu o poate contrazice pe alta. Și toate acestea ar trebui să fie logice și să conțină o prognoză pozitivă pentru viitorul apropiat.
Partea finală a exemplului deja considerat va conține o concluzie cu privire la impactul noii categorii asupra creșterii vânzărilor de publicitate. Cifrele prognozate ar putea arăta astfel: este planificată atragerea a 5 agenți de publicitate pentru o perioadă de 6 luni, cu un buget de 50 de mii de ruble.
Pasul 4
Aplicații
Materialele suplimentare colectate într-o secțiune specială vor spori fiabilitatea declarațiilor dvs., vor ilustra informațiile furnizate. Puteți plasa tabele, grafice, diagrame și alte materiale vizuale în aplicație.
