Munca de birou organizată corect într-o organizație sau într-o întreprindere vă permite să păstrați documentele în ordine și să controlați circulația acestora în orice moment. Dacă activitatea companiei dvs. este legată de încheierea contractelor, țineți un jurnal adecvat de contabilitate a acestora. O revistă bine concepută va face posibilă înregistrarea detaliilor documentelor și a cronologiei acestora.
Necesar
- - un jurnal pentru înregistrarea documentației;
- - materiale de înregistrat;
- - stilou;
- - creion;
- - foarfece;
- - rigla;
- - hârtie;
- - fire;
- - ac;
- - lipici.
Instrucțiuni
Pasul 1
Găsiți un formular convenabil pentru păstrarea unui jurnal. În același timp, treceți de la nevoile urgente ale organizației și de particularitățile muncii de birou. Recent, formularele electronice de contabilitate a documentației au devenit mai răspândite, dar nu sunt întotdeauna convenabile atunci când familiarizează managerii cu acestea. În cel mai simplu caz, puteți întocmi un jurnal contabil într-un notebook standard de format mare.
Pasul 2
Numerați paginile revistei punând numere secvențiale în partea de jos sau de sus a fiecărei foi. Coaseți întregul bloc de pagini cu fir puternic, conducând capetele după ultima pagină a revistei. Scrieți pe o bucată mică de hârtie câte foi conține cartea. Lipiți această etichetă pe ultima pagină la rând, trecând capetele firului sub ea, legate într-un nod. Când lipiciul se usucă, aplicați aici sigiliul pentru documente și semnătura celui care a emis revista.
Pasul 3
Începeți să vă proiectați pagina de titlu. Scrieți numele jurnalului pe partea din față a jurnalului, de exemplu, „Jurnal contract”. Includeți în descriere numele organizației (companiei) și principalele detalii ale acesteia. Lăsați două rânduri pentru datele de început și sfârșit ale jurnalului. Toate aceste informații nu pot fi introduse manual, ci pre-tipărite pe o imprimantă și apoi lipite îngrijit pe coperta revistei.
Pasul 4
Împărțiți paginile de lucru ale jurnalului în câte coloane este necesar pentru o descriere completă a documentelor care urmează să fie înregistrate. Asigurați-vă că furnizați coloane pentru numărul de serie, data primirii documentului, încheierea contractului, lansarea comenzii și așa mai departe. Lăsați o coloană separată pentru o scurtă descriere a esenței documentului și a conținutului său principal. Furnizați și un loc pentru semnarea persoanei care a primit documentul pentru executare.
Pasul 5
Dacă este necesar, înregistrați jurnalul la birou (secretariat), atribuindu-i numărul corespunzător și alte detalii. După procedura de înregistrare, jurnalul contabil poate fi utilizat în scopul propus.
