Aveți nevoie urgentă de un document, dar nu vă amintiți unde l-ați pus? Aduceți ordine în viața dvs. de birou, aranjați totul în dosare numerotate - acest lucru vă va ușura munca.
Punem lucrurile în ordine în ziare
Dacă există puține documente și se referă la un domeniu de aplicare, trebuie să fie așezate toate într-un singur loc, de preferință într-un dosar. Dar, de regulă, un dosar nu este suficient, ar trebui să existe mai multe dintre ele. De exemplu, un dosar cu documentele constitutive ale unei companii, pentru scrisori, pentru contracte cu furnizori etc.
Odată cu extinderea întreprinderii, numărul de foldere crește. Este posibil să aveți nevoie nu de unul, ci de mai multe rafturi pentru ei. Și apoi apar angajații care vor avea propriul flux de documente și dosarele lor. Adică, prima regulă de ordine este distribuirea documentelor în dosare tematice, care ar trebui să fie pe un raft.
Acum industria produce tăvi orizontale și verticale. Sunt foarte practice, ocupă puțin spațiu, se potrivesc bine pe masă și fac posibil să aveți la îndemână toate documentele de bază și utilizate frecvent, fără a necesita achiziționarea de mobilier nou.
Registru
Dacă există multe documente, atunci puteți face un registru special (jurnal de înregistrare) pentru acestea sau mai multe. De exemplu, jurnale ale documentației de intrare și de ieșire. Acestea conțin data înregistrării și numărul documentului de intrare (ieșire), conținutul său scurt și / sau numele și unde este trimis documentul (către ce departament, către ce funcționar a fost predat, în ce dosar este plasat etc.)).
Pentru o parte sau pentru toate dosarele, dacă există multe documente și multe foldere similare (în sensul respectiv), este posibil să aveți nevoie de un registru de documente în fiecare dosar, adică o listă a acestora, care este cuibărită sau cumva atașată în mijlocul dosarului. Fiecărui document i se poate atribui un număr (dacă nu era acolo înainte) sau să-i dea propriul. Atunci nu va fi nevoie să răsfoiți toate documentele, ci doar să vă uitați la lista lor, apoi să luați numărul necesar.
Așezați documentele în folderele, tăvile și rafturile corespunzătoare, porniți-le la timp și veți găsi totul rapid și ușor.
Menținerea ordinii la locul de muncă
Locul de muncă trebuie păstrat în ordine. Încercați să vă curățați masa zilnic sau cel puțin o dată la câteva zile. Puteți lăsa documentele necesare pe masă, puteți pune restul în dosare, pe tăvi și rafturi, iar dacă le-ați luat de la cineva, apoi le înapoiați. Doar dacă îl dai, este mai bine să-ți amintești bine cine sau chiar să-l notezi.
Și, în sfârșit. O persoană ale cărei documente sunt întotdeauna la locul lor, sunt ușor de găsit și adus la timp, întotdeauna în bună stare cu autoritățile. Vă dorim asta din toată inima.
