Documentele de însoțire sunt întocmite pentru a confirma expedierea numărului de documente, bunuri și alte valori materiale indicate în acestea. De asemenea, documentele de însoțire referitoare la transportul de mărfuri pot conține alte informații.
Scrisoare de transmitere
Documentele oficiale transmise sunt aproape întotdeauna însoțite de o scrisoare de intenție. Acesta conține detaliile expeditorului, destinatarului, o descriere a documentelor și a materialelor care trebuie trimise. De asemenea, este recomandabil să rețineți din câte foi constă documentul trimis. Scrisoarea de însoțire este întocmită ca un document separat pe două foi, dintre care una rămâne la expeditor. În organizații, numărul și data de ieșire sunt ștampilate pe scrisorile de intenție. Aceste măsuri sunt necesare pentru a se asigura că toate documentele sunt primite în deplină siguranță de către destinatar. Este, de asemenea, într-o anumită măsură, asigurarea expeditorului.
Documente de însoțire pentru transportul de mărfuri
La efectuarea transportului, documentele de expediere servesc drept documente de însoțire, precum și un contract scris de transport. Acestea sunt prezentate sub forma unei scrisori de cale ferată pentru transportul feroviar, a unei scrisori de transport pentru transportul aerian, a unei scrisori de transport pentru transportul rutier și a unui conosament pentru transportul maritim.
Informațiile necesare despre marfă (numele, cantitatea, metoda de determinare a greutății etc.), expeditorul, destinatarul, distanța de transport și valoarea acesteia sunt introduse în scrisoarea de transport. Este documentul principal de transport și determină relația dintre expeditor, transportator și destinatar.
Conosamentul este, de asemenea, o garanție care confirmă dreptul titularului său de a dispune de încărcătura specificată în conosament și de a primi încărcătura după transportul acesteia. Pe baza documentului de transport, transportatorul întocmește un conosament, în care expeditorul indică numele expeditorului și destinatarului, informațiile necesare despre mărfurile expediate, cantitatea de transport (transport). Pentru inexactitatea informațiilor și a tuturor consecințelor asociate acesteia, expeditorul mărfii este responsabil față de transportator.
Conosamentul confirmă acceptarea mărfurilor pentru transport și le însoțește pe tot traseul. Mai mult, acesta, împreună cu mărfurile, este transferat de către transportator către destinatar.
Un conosament pentru toate tipurile de transport, cu excepția căii ferate, este întocmit în trei sau mai multe exemplare, astfel încât fiecare parte să aibă o copie a conosamentului în caz de litigii.
Expeditorul mărfii trebuie să furnizeze transportatorului, pe lângă conosament, și toate documentele care sunt necesare pentru regulile sanitare, vamale, de carantină și alte reguli.
