Munca de birou este o parte importantă a activităților oricărei întreprinderi, care vă permite să țineți evidența tuturor documentelor administrative și comerciale. Un angajat sau o unitate întreagă, ale cărei sarcini includ munca de birou, există în fiecare întreprindere, indiferent de forma sa de proprietate. Munca de birou livrată în mod competent este o garanție a muncii bine coordonate a întregii întreprinderi și a răspunsului prompt la schimbările în condițiile de afaceri și de piață.
La ce servește biroul?
Mai devreme sau mai târziu, după începerea activităților, orice întreprindere se confruntă cu nevoia de a organiza lucrul cu documente, care sunt instrumentul de bază de gestionare, deoarece cu ajutorul lor se efectuează transferul de orientări și se comunică deciziile de management unui anumit interpret. Sistemul de lucru de birou la întreprindere este conceput pentru a asigura standardizarea și uniformitatea documentației, pentru a-și organiza contabilitatea și stocarea pentru a facilita munca cu documentele comerciale. Funcțiile sistemului de lucru la birou includ:
- organizarea competentă a fluxului de lucru, asigurând transferul prompt al documentelor de-a lungul celei mai scurte căi cu un consum minim de timp, permițându-vă să controlați trecerea oricărui document și execuția acestuia în timp util;
- un sistem automat de înregistrare și contabilitate a tuturor documentelor primite, de ieșire și interne;
- arhivarea documentelor, care permite sistematizarea acestora după criterii formale și formarea lor în cazuri;
- crearea unei nomenclaturi de cazuri - un sistem de coduri conform listelor de anteturi de cazuri, facilitând sistematizarea acestora și determinând perioadele de stocare a arhivelor stabilite prin reglementări legislative sau industriale.
Dacă toate aceste funcții de lucru cu fluxul de documente la întreprindere sunt implementate, putem spune că sistemul de lucru de birou este depanat și funcționează după cum este necesar.
Aspecte organizatorice și juridice
Orice document care conține detaliile întreprinderii este considerat un document de afaceri și, prin urmare, consecințele juridice sunt determinate pentru aceasta, adică acest document poate fi prezentat deja în instanță la soluționarea conflictelor și contradicțiilor apărute. Prin urmare, desfășurarea lucrărilor de birou ar trebui să se desfășoare pe baza documentelor de reglementare - instrucțiuni special dezvoltate, verificate de serviciul juridic și aprobate de șeful întreprinderii. Această instrucțiune nu este doar un manual, ci și un document obligatoriu pentru executare, astfel încât toate persoanele interesate trebuie să fie familiarizate cu acesta împotriva semnăturii.
Formularele de documente, în conformitate cu care întreprinderea își desfășoară activitățile, trebuie standardizate. Compoziția detaliilor care trebuie indicate pe formulare este determinată în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe pentru hârtie . Același standard stabilește, de asemenea, cerințe pentru proiectarea documentației comerciale și administrative.
