Corespondența de afaceri este o parte integrantă a multor procese de producție. Un loc semnificativ în acesta îl ocupă răspunsurile la apelurile oficiale din partea diferitelor organizații, inclusiv a celor de control. Pentru astfel de scrisori, este necesar un stil de afaceri oficial, este destul de acceptabil, în plus, sunt de preferat virajele birocratice. Nu există loc pentru emoții în ele, chiar dacă afirmațiile potrivit cărora recursul pe care l-ați primit este inadecvat.
Necesar
- - un calculator;
- - acces la internet sau imprimantă;
- - antetul companiei;
- - poștă, curier sau vizită personală la biroul destinatarului (nu în toate cazurile);
- - textul scrisorii la care răspundeți.
Instrucțiuni
Pasul 1
Folosiți hârtie cu antet pentru a scrie răspunsul. Nu uitați să atribuiți un număr de ieșire scrisorii, să îl înregistrați la secretar sau la birou și să puneți data.
Pasul 2
Adresați răspunsul persoanei a cărei semnătură se află sub scrisoare. De obicei reprezintă titlul și prenumele cu inițiale. Încercați să aflați numele și patronimicul său. Faceți acest lucru utilizând Internetul sau un apel telefonic direct către organizația din care a venit scrisoarea. De obicei, în partea de jos a scrisorii oficiale sunt indicate numele interpretului și numărul său de telefon. Aceste informații vor fi utile pentru interacțiuni ulterioare, dacă apare nevoia. Cu toate acestea, răspunsul trebuie să fie direcționat către numele persoanei a cărei semnătură se află în cadrul contestației care a venit la dvs. Inițialele sale sunt suficiente în „antetul” răspunsului. Însă scrisoarea trebuie să înceapă cu o adresă pe nume și patronimic: „Dragă Ivan Ivanovici!”
Pasul 3
La începutul răspunsului, indicați datele de ieșire ale scrisorii. De obicei, contestațiile oficiale conțin un număr de ieșire, data fiind obligatorie. Formularea general acceptată a primei fraze: „Ca răspuns la scrisoarea dvs. (contestație, cerere de informații, cerere, reclamație - în funcție de situație) Nu. poate) raporta următoarele."
Pasul 4
Apoi răspundeți la întrebările conținute în scrisoare în aceeași ordine în care sunt date în ea.
Pasul 5
Dacă, în opinia dumneavoastră, orice reclamație sau reclamație formulată împotriva dvs. personal sau a organizației dvs. de către autorul scrisorii este ilegală, indicați că nu pot fi satisfăcute și explicați motivul, referindu-vă la prevederile legislației actuale, care, în opinie, contrazice.
Pasul 6
Folosiți expresia „Cu respect” la sfârșitul răspunsului. Va trebui să faceți acest lucru, chiar dacă credeți că destinatarul nu este demn de respect. Cu toate acestea, nu este necesar să demonstrați această opinie. Nu uitați să includeți și titlul, prenumele și inițialele. Dacă trimiteți un răspuns pe hârtie, vă rugăm să puneți semnătura sub acesta.
