În era tehnologiei computerelor, partenerii comunică din ce în ce mai mult de la distanță, preferând să nu piardă timpul la întâlniri și negocieri personale. Prin urmare, nu este surprinzător faptul că corespondența de lucru nu are o importanță mică în viața unui manager modern. Menținerea corectă este sarcina fiecărui lucrător de birou.
Instrucțiuni
Pasul 1
Dacă la locul de muncă trebuie să comunicați cu clienții sau furnizorii, atunci, desigur, trebuie să scrieți scrisori formale. Acest lucru nu este atât de ușor pe cât pare la prima vedere: corespondența de afaceri este plină de multe capcane, care trebuie ocolite pentru a vă menține reputația de partener competent. Dacă nu este posibil să urmezi un curs în arta corespondenței de afaceri, urmează regulile de mai jos.
Pasul 2
Scrisoarea oficială trebuie înregistrată. Faceți acest lucru înainte de a începe să îl compilați și puneți numărul în spațiul prevăzut pentru acesta (de obicei în colțul din stânga sus, sub sigla companiei, dacă există). Specificați destinatarul în colțul din dreapta sus. Începeți cu titlul, apoi introduceți numele de familie (sau numele de familie dacă litera este destinată mai multor persoane). Pozițiile ar trebui să fie listate într-o ordine ierarhică, adică mai întâi vine, de exemplu, directorul, apoi adjunctul acestuia, apoi șefii de servicii și departamente.
Sub numele destinatarilor, indicați titlul și numele expeditorului. Nu uitați: prepoziția „de la” nu este folosită în acest caz; aceasta este una dintre greșelile obișnuite! Apoi, indicați subiectul scrisorii și data la care a fost compilată. Subiectul scrisorii ar trebui să clarifice despre ce va vorbi acest document; afirmați-l clar și clar.
Pasul 3
Textul scrisorii începe cu o contestație. Dacă se adresează unei singure persoane, atunci aplicați după prenume și patronimic sau, alternativ, după nume de familie: „Stimate domn Ivanov”. În niciun caz nu permiteți familiaritatea în scrisoare, chiar dacă sunteți familiarizat personal cu destinatarul și aveți o relație „pe picior scurt” cu el. Amintiți-vă că acesta este un document oficial, acesta trebuie să fie depus în arhivă și poate fi utilizat în muncă chiar și câțiva ani mai târziu.
Textul scrisorii în sine trebuie să fie clar și ușor de înțeles. Nu răspândiți „gânduri de-a lungul copacului”, nu umpleți scrisoarea cu detalii inutile, nu citați fapte binecunoscute. Nimic nu este mai enervant decât pierderea timpului citind un document, al cărui sens ar putea fi pus în 4 propoziții, dar trebuie să citiți 4 foi. Formulează-ți propunerile pe scurt și ușor de înțeles, dacă ai nevoie de explicații, pune-le sub formă de atașament și atașează-le la scrisoare.
