Agenda este scheletul unei întâlniri sau întâlniri. În aceasta sunt stabilite principalele subiecte de discuție și principalele domenii de discuție. Acesta stabilește ordinea întâlnirii, concentrează atenția participanților pe o conversație profesională, nu permite discuției să se transforme într-un schimb haotic de opinii.
Instrucțiuni
Pasul 1
Începeți pregătirea agendei imediat ce conducerea a decis data și subiectul întâlnirii. Fierbinte pe tocuri, îți va fi mai ușor să-i formulezi punctele. În plus, veți avea suficient timp pentru a corecta prima opțiune dacă managerul dorește să modifice.
Pasul 2
Evidențiați aspectele majore și minore ale subiectului întâlnirii. Nu supraîncărcați agenda cu mici probleme care pot fi rezolvate în mod obișnuit. Cea mai bună opțiune este de a include 1-2 puncte semnificative, în discuția de care este interesată majoritatea echipei, și de a lăsa timp pentru rezolvarea promptă a problemelor mai puțin importante, inclusiv a celor care au apărut în timpul ședinței.
Pasul 3
Formulează punctele de pe ordinea de zi. Evitați propozițiile ambigue sau ambigue. Faceți obiectele de pe agenda dvs. cât mai specifice posibil. După ce le-a citit, participantul la întâlnire ar trebui să înțeleagă cu ușurință esența problemei și scopul discuției sale. Dacă aveți dificultăți, solicitați ajutor de la un specialist care va susține un discurs principal pe această temă.
Pasul 4
Fiecare articol ar trebui să înceapă cu prepoziția „despre” sau „despre”: „La inițiativa departamentului de vânzări de a organiza o zi de curățenie” sau „La redistribuirea funcțiilor între departamentul de marketing și serviciul de presă” etc. Dacă vreun document de reglementare este adus în discuție, clauza poate suna după cum urmează: „La aprobarea Cartei întreprinderii” sau „Cu privire la modificările fișelor de post ale personalului secretariatului” etc. Pentru întrebări informative care nu necesită discuții, vă rugăm să furnizați o explicație adecvată între paranteze sau separate prin două puncte. De exemplu, „Cu privire la domeniile promițătoare ale publicării de cărți: raport al directorului general adjunct despre o călătorie de afaceri la seminar”.
Pasul 5
Structurați-vă agenda. În practică, există două modalități de a aranja întrebările: de la cel mai important la cel mai puțin important și de la minor la semnificativ. Fiecare opțiune are aspectele sale pozitive. În primul caz, principalele probleme sunt luate în considerare la începutul ședinței. Angajații sunt mai activi, oboseala nu îi afectează încă. Dar discuția despre prima întrebare poate continua, nu va mai rămâne timp pentru rezolvarea problemelor minore, ci importante. Dacă întâlnirea începe cu puncte mai puțin importante, angajații se alătură treptat ritmului și până la anunțarea problemei principale, ei sunt pe deplin pregătiți pentru un dialog constructiv.
Pasul 6
Imprimați agenda în conformitate cu cerințele clericale ale organizației dvs. Pe lângă întrebările reale pentru discuție, indicați data, ora, locul întâlnirii, vorbitorii principali, participanții și experții invitați. Aprobați documentul împreună cu șeful organizației. Veți atașa agenda originală ulterior la procesul-verbal al ședinței. Pe baza agendei aprobate, pregătiți un buletin informativ sau anunțuri pentru angajați.
