Înregistrarea documentelor este un proces exprimat prin stabilirea acreditării despre un anumit document atunci când acesta este trimis, primit, creat. În prezent, sunt utilizate jurnal, card și forme automate de înregistrare a documentelor.
Înregistrarea internă a documentelor face parte integrantă din activitățile oricărui stat sau organism municipal, instituție, organizație comercială sau antreprenor individual. În practică, acest proces se rezumă la fixarea informațiilor de bază despre document într-un format special care este utilizat pentru înregistrarea internă.
În acest caz, nu numai documentele primite și expediate sunt de obicei supuse înregistrării interne, ci și documentele create în cadrul organizației în sine (de exemplu, contracte cu contrapartide). Responsabilitățile de înregistrare a documentelor sunt deseori atribuite unui secretar sau unui funcționar; în organizațiile mari, sunt create departamente întregi pentru a optimiza acest proces.
Care sunt formele de înregistrare internă a documentelor?
Cea mai comună formă de înregistrare internă a documentelor este în continuare înregistrarea jurnalului. În acest caz, informațiile despre documente sunt introduse într-un jurnal special, împărțit în mai multe coloane. Asigurați-vă că introduceți date cu privire la data primirii, trimiterii sau creării documentului, numărul înregistrării, numele și scurta sa descriere sunt înregistrate.
Un formular alternativ este înregistrarea documentelor pe card, în care informații despre fiecare document sunt introduse într-un card separat, regulile de completare care sunt aprobate în prealabil. În cele din urmă, cea mai progresivă formă este considerată a fi înregistrarea automată a documentelor, care minimizează documentele.
Care este cea mai convenabilă formă pentru organizație?
Forma jurnalului de înregistrare internă a documentelor poate fi utilizată în mod eficient în organizațiile mici, unde un specialist este responsabil pentru implementarea procedurilor relevante. Dezavantajul acestui formular este că nu este posibil ca mai mulți angajați să lucreze simultan la înregistrarea documentelor, deci nu este potrivit pentru companiile mari. În plus, în prezența mai multor jurnale de înregistrare a documentelor (de exemplu, în diferite departamente), apare adesea confuzie cu datele lor de înregistrare.
Aceste dezavantaje sunt depășite prin utilizarea formularului de card de înregistrare intern, care vă permite să înregistrați rapid și eficient informații despre orice număr de documente. Dacă scopul companiei este de a reduce la minimum documentele, atunci se recomandă utilizarea unui formular automat automat de înregistrare, care va necesita software specializat.
