În cursul activității economice, liderii companiei încheie multe contracte diferite cu furnizorii și cumpărătorii. Pentru a putea urmări durata acestor reglementări, unele organizații folosesc așa-numitele registre de contracte. În general, conceptul de „registru” înseamnă un anumit jurnal de înregistrare a documentelor primite și expediate. Cum se creează o astfel de bază de date?
Instrucțiuni
Pasul 1
În primul rând, trebuie să decideți ce informații doriți să vedeți în registru, adică să evidențiați cele mai importante criterii pentru dvs. După aceea, într-un jurnal care poate fi realizat atât în Excel, cât și folosind un notebook obișnuit (de preferință format A4), creați un tabel.
Pasul 2
Dacă te-ai oprit la a doua metodă, atunci întocmește mai întâi pagina de titlu. Scrieți pe ea detaliile organizației, adică INN, KPP, OKATO, adresa legală și șeful organizației. În mijloc, scrieți „Registrul contractelor pentru (specificați perioada)”.
Pasul 3
Apoi, pe foaia următoare, creați un tabel format din șase coloane. În prima coloană, indicați numărul contractului încheiat cu contrapartea, în a doua - data documentului legal de reglementare și în a treia - data expirării acestuia.
Pasul 4
Apoi, indicați numele contrapartidei, contractantul și subiectul contractului, de exemplu, dezvoltarea programelor contabile. Opțional, puteți indica valoarea contractului, dacă există un acord suplimentar și alte condiții. De regulă, contractele sunt introduse în ordine cronologică. După sfârșitul perioadei, este recomandabil să blocați, să numărați și să semnați documentul cu șeful organizației. După aceea, predați registrul arhivei.
Pasul 5
De asemenea, pentru a compila registre, puteți utiliza un program special dezvoltat, care se numește „Registrul contractelor”. Vă permite să urmăriți plățile în cadrul contractelor, data expirării acestor documente, precum și să țineți evidența sumelor plătite. Programul generează automat liste, pe care după expirarea perioadei le puteți imprima pe hârtie.
Pasul 6
Vă puteți opri la a treia metodă, adică folosind programul Excel. Coloanele din tabel pot avea un conținut aproximativ, ca atunci când se utilizează prima metodă. La sfârșitul perioadei, tipăriți registrul și dați-l contabilului șef pentru semnare.
