Fiecare întreprindere încheie contracte (forță de muncă, aprovizionare, cumpărare de bunuri). De regulă, acestea sunt stocate în arhive. Pentru comoditatea utilizării acestor documente, precum și eliminarea motivului pierderii lor, acestea sunt înregistrate. Este înființat un jurnal special, în care sunt înregistrate detaliile contractelor, acordurile suplimentare la acestea și este stabilită și cronologia mișcării lor.
Este necesar
- - jurnal de contabilitate a contractelor pe suport de hârtie;
- - produs software pentru contabilitatea contractelor;
- - documentele companiei.
Instrucțiuni
Pasul 1
Nu există o formă unitară pentru documentul privind contabilitatea contractelor. Dar îl puteți dezvolta singur sau puteți cumpăra un produs software special conceput pentru a stoca informații despre contracte. Dar prima opțiune este gratuită, opriți-vă aici dacă nu aveți nevoie de costuri suplimentare.
Pasul 2
Scrieți numele documentului pe pagina de titlu a jurnalului de contabilitate a contractelor. Vă rugăm să introduceți numele companiei dvs. Dacă compania este suficient de mare, este recomandabil să aveți o magazie separată pentru fiecare unitate structurală. În acest caz, scrieți numele departamentului. Introduceți data la care a fost depus documentul, datele cu caracter personal, poziția persoanei responsabile cu păstrarea jurnalului. De regulă, acesta este un ofițer de personal care întocmește contracte cu personalul, un angajat al departamentului juridic care se angajează în păstrarea contractelor cu contrapartidele.
Pasul 3
Scrieți numele documentului pe pagina de titlu a jurnalului de contabilitate a contractelor. Vă rugăm să introduceți numele companiei dvs. Dacă compania este suficient de mare, este recomandabil să aveți o magazie separată pentru fiecare unitate structurală. În acest caz, scrieți numele departamentului. Introduceți data la care a fost depus documentul, datele cu caracter personal, poziția persoanei responsabile cu păstrarea jurnalului. De regulă, acesta este un ofițer de personal care întocmește contracte cu personalul, un angajat al departamentului juridic care se angajează să păstreze contracte cu contrapartidele.
Pasul 4
Realizați opt grafice folosind o foaie de calcul. Imprimați pe hârtie. În prima coloană a jurnalului, introduceți numărul de serie al contractului, în a doua - numărul documentului atribuit acestuia la încheiere. În a treia și a patra coloană a jurnalului de contabilitate a contractelor, scrieți data de începere, data de expirare a documentului. În a cincea coloană, indicați subiectul contractului. De exemplu, pentru furnizarea de componente.
Pasul 5
În a șasea coloană, introduceți numele contrapartidei (furnizor, cumpărător), angajat (atunci când luați în considerare contractele de muncă cu personalul). În a șaptea coloană a jurnalului, scrieți în ce dosar se află contractul (de regulă, folderelor li se atribuie un număr în arhive), indicați locația dosarului. În a opta coloană, atașați semnătura persoanei responsabile pentru stocarea documentelor (indicând numele de familie, inițialele). Când schimbați un angajat, întocmiți un act de transfer al contractelor, un jurnal pentru contabilitatea acestora.
Pasul 6
Dacă vi se pare incomod să urmăriți manual contractele, comandați dezvoltarea unui produs software sau cumpărați un program gata făcut. Poate costa niște bani, dar în format electronic o astfel de revistă are unele avantaje. De exemplu, atunci când înregistrați un contract, puteți specifica calea către un document pe un computer.
