Corespondența de afaceri are caracteristici care o disting de mesajele private. Stilul oficial de comunicare, adresarea după nume și patronimic, respectarea regulilor de ortografie și punctuație stau la baza unei scrisori de afaceri corecte.
Instrucțiuni
Pasul 1
Este mai bine să începeți litera cu cuvintele „Dragi (i) …”. Dacă trebuie să contactați o persoană cu un rang mai înalt, asigurați-vă că o faceți după nume și patronimic. Comunicând ușor în viață, trebuie să păstrați un ton oficial în corespondența de afaceri. Dacă dintr-o dată scrisorile ajung către CEO, el va fi neplăcut surprins să vadă un salut de genul „Hei, frate”.
Pasul 2
Când vă adresați unei persoane, scrieți cu o literă mare: tu, tu, a ta, tu etc. Referințele multiple sunt întotdeauna minuscule.
Pasul 3
Tonul scrisorii ar trebui să fie serios și discret. Nu intrați adânc într-o descriere detaliată a fluxurilor de lucru, scrieți la obiect. Nu luați timp prețios interlocutorului reluând detaliile de care nu are nevoie.
Pasul 4
Utilizați fonturi standard și negru atunci când scrieți. Textul curcubeu nu este ușor de citit. Dacă doriți să evidențiați o frază, scrieți în fața ei „Vă atrag atenția că …”.
Pasul 5
Nu utilizați emoticoane. Ele sunt relevante numai în corespondența prietenoasă. Pentru ea, este mai bine să lăsați un ton plin de umor și expresii argotice („săpun” - e-mail, „programator” - un programator etc.)
Pasul 6
Începeți scrisoarea dvs. afirmând esența problemei. Abia apoi pune-ți toate întrebările.
Pasul 7
Încercați să încadrați 1/3 foaie A4 în al doisprezecelea font. Literele voluminoase sunt greu de citit. De multe ori nu sunt citite până la capăt, sau paragrafe întregi sunt omise. Dacă trebuie să scrieți multe, împărțiți informațiile în mai multe mesaje.
Pasul 8
Cel mai bun final pentru o scrisoare de afaceri „Salutări, prenume și prenume”. Dacă comunicați prin e-mail, asigurați-vă că scrieți o semnătură care va însoți toate scrisorile. Ar trebui să existe:
- prenume, nume, dacă este necesar - patronimic;
- poziția;
- Numele Companiei;
- adresa;
- telefon;
- informații suplimentare - slogan, dorință etc., dacă sunt furnizate de stilul corporativ.
Pasul 9
Verificați punctuația și ortografia. Dacă nu sunteți sigur de virgule, construiți propoziția diferit sau împărțiți-o în două. Este mai bine să înlocuiți un cuvânt suspect cu un sinonim.
