Când primesc mesaje de la un partener de afaceri, mulți încearcă să răspundă la cererea primită cât mai repede posibil, pentru a nu-l ține pe partener în așteptare. Și acest lucru este corect - în acest caz, timpul contează adesea, ceea ce este dificil de supraestimat. Dar fără să se gândească prea mult la forma răspunsului, puțini oameni cred că, făcând acest lucru, poate da o lovitură reputației companiei.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru început, studiați cu atenție întrebările prezentate în scrisoarea contrapartidei. Pregătiți un răspuns scurt pentru fiecare articol, dacă există mai multe. Acum continuați cu proiectarea scrisorii-răspuns la cerere. Pentru a face acest lucru, luați antetul companiei, cu sigla și detaliile companiei imprimate pe ea. Dacă acest lucru nu există, tastați antetul scrisorii, indicând manual informațiile necesare în ea. Plasarea detaliilor într-o scrisoare este foarte valoroasă pentru partenerul dvs. de afaceri. Oferindu-le în fiecare mesaj, îl salvați de nevoia de a le căuta de fiecare dată într-o grămadă de hârtii sau fișiere pe computer, precum și de nevoia de a face o cerere separată de detalii dacă dorește să întocmească un nou contract. sau să plătească o factură.
Pasul 2
În colțul din dreapta sus, scrieți detaliile destinatarului scrisorii. Aici indicați numele organizației, poziția autorului cererii și numele său complet. Dimpotrivă, în colțul din stânga, selectați liniile pentru numărul de ieșire, care vor fi atribuite documentului la înregistrare și data. În acest caz, numele documentului nu este scris. Începeți imediat adresându-vă după nume și patronimic, după cuvântul „Dragă”. În partea de fond a scrisorii, primele cuvinte vor fi „Ca răspuns la scrisoarea dvs., vă informăm” (cerere, cerere etc.). Apoi, scrieți toate răspunsurile pregătite punct cu punct, respectând numerotarea secvențială care era în litera originală.
Pasul 3
În partea finală, exprimați-vă cererea, dorința sau cerințele, amintindu-vă să respectați un ton respectuos, stilul de scriere în afaceri și să fiți alfabetizat. Încheiați litera cu cuvintele „Cu stimă” și menționați-vă numele și poziția. În plus, scrieți aici numărul dvs. de telefon pentru comunicare și e-mail, dacă doriți să primiți o scrisoare de răspuns sau comentarii cu privire la cele spuse în scrisoare.
