Un extras din carnetul de lucru este realizat de către un angajat al serviciului de personal al organizației pe baza unei cereri scrise de la angajat în termen de trei zile lucrătoare. Această prevedere este consacrată în art. 62 din Codul muncii al Federației Ruse, precum și clauza 7 din Regulile de întreținere și depozitare a cărților de muncă, confecționarea formularelor de cărți de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate de Guvernul Federației Ruse din 16.06.2003 Nr. 225 „Despre cărțile de lucru”.
Extrasul este întocmit pe antetul organizației, dacă există, și trebuie să fie certificat prin semnătura șefului, precum și sigiliul organizației. Extrasul trebuie să conțină informațiile indicate pe pagina de titlu, precum și în secțiunile „Informații despre lucrare” și „Informații despre atribuire”. Un extras din carnetul de muncă este oferit gratuit angajatului.
La certificarea conformității extrasului cu originalul carnetului de muncă, sub „Semnătura” necesară, se pune o inscripție de certificare, constând din următoarele elemente: inscripția „Adevărat”; poziția persoanei care certifică; semnătura personală a persoanei care certifică; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); data asigurării. Organizația poate utiliza un sigiliu special făcut cu textul „Corect. Inspector de resurse umane _ sau alt text similar. Dar chiar dacă există un sigiliu, semnătura certificatorului trebuie aplicată manual. Sigiliul și semnătura oficialului autorizat sunt dovada corectitudinii extrasului din carnetul de muncă. Declarația conține, de asemenea, data emiterii și se notează că documentul original se află în întreprinderea, instituția dată.
