Documentele care intră în organizație sunt supuse contabilității. În mod normal, înregistrarea scrisorilor primite este sarcina biroului, dar în echipele mici această responsabilitate este deseori atribuită secretarului. Metoda de procesare a corespondenței, de regulă, este descrisă în detaliu în instrucțiunile interne pentru munca de birou. Dacă este absent, atunci când procesați documente noi, trebuie să respectați o anumită ordine de acțiuni.
Necesar
- - jurnal de înregistrare a corespondenței primite;
- - ștampila „Scrisoare de intrare”.
Instrucțiuni
Pasul 1
Acceptați și sortați corespondența primită. Toate literele trebuie deschise, cu excepția celor cu un marcaj special, de exemplu, „Personal pentru manager” sau „Confidențial” etc. Nu vă grăbiți să aruncați plicul, verificați mai întâi dacă adresa de returnare este indicată în text. Înregistrarea nu necesită documente contabile (facturi, facturi), felicitări, materiale publicitare.
Pasul 2
Introduceți informații despre scrisorile primite în jurnalul corespondenței primite. Poate fi electronic sau tradițional (pe hârtie). Când completați formularele electronice, urmați recomandările dezvoltatorilor de programe. Sistemele informatice facilitează munca de birou, ajută la găsirea rapidă a informațiilor de care aveți nevoie. Cu toate acestea, unificarea este importantă în ele, respectarea strictă a regulilor de introducere a informațiilor, altfel documentul se poate pierde în baza de date.
Pasul 3
Cumpărați un jurnal de bord tradițional la o tipografie sau aranjați-l singur într-un notebook A4. Principala cerință pentru aceasta este ușurința căutării, claritatea și precizia umplerii. Este convenabil să păstrați un jurnal sub forma unui tabel cu următoarele coloane: 1. Data Înregistrării. Luați în considerare scrisorile primite în ziua primirii și seara trimiteți-le managerului spre examinare, cu excepția cazului în care organizația a adoptat o procedură diferită; Număr de înregistrare. Acest atribut al documentului constă din numărul dosarului „Documente primite” (conform nomenclaturii aprobate a afacerilor organizației) și numărul de serie (de la începutul anului calendaristic) al scrisorii primite. De exemplu, „Nr. 01-12-273”, unde 01-12 este numărul de nomenclatură al cazului, 273 este numărul unic al literei. Toată corespondența primită este înregistrată o singură dată, indiferent de numărul de copii primite ulterior, inclusiv cele electronice; 3. Autorul scrisorii (organizație, persoană fizică), de exemplu, „Vstrecha LLC” sau „Administrație regională, șef adjunct V. S. Sidorov” etc. 4. Subiectul documentului. Puteți completa această coloană cu informații din antetul scrisorii sau puteți formula pe scurt ideea principală după ce ați citit-o. Scrieți astfel încât mai târziu să vă amintiți cu ușurință ce document este în cauză și să-l explicați colegilor. De exemplu, „Cu privire la încheierea unui contract pentru servicii de transport” sau „Cu privire la furnizarea de informații cu privire la impozitul pe venit înainte de 12.12.2011” etc.; 5. Executor testamentar. Completați caseta după primirea vizei de manager. Introduceți numele persoanei care va pregăti răspunsul. Rețineți data scadenței aici. Evidențiați sau subliniați data răspunsului la scrisoarea urgentă. Note. Aici puteți face note despre îndeplinirea comenzii managerului sau puteți indica prezența unor atașamente importante la scrisoare sau puteți marca numărul de copii pe care angajații le au la locul de muncă.
Pasul 4
Completați tabelul după cum doriți. De exemplu, temându-vă de siguranța documentelor, selectați caseta pentru semnătura contractantului la primirea scrisorii. Cu toate acestea, nu supraîncărcați jurnalul și pe voi înșivă cu intrări prea detaliate. Documentul conține toate informațiile necesare, formularele de înregistrare ajută doar la trasarea etapei de lucru pe acesta.
Pasul 5
Puneți o ștampilă specială pe toate literele, care indică tipul de corespondență - „Primite”. Imprimarea trebuie să fie în colțul din dreapta jos al primei pagini a documentului. Asigurați-vă că tipărirea nu se suprapune peste text. Introduceți manual numărul de serie și data primirii în linia de imprimare.
