În fiecare zi, în orice organizație - într-o instituție de stat, într-o întreprindere mare sau mică, într-un antreprenor individual - este necesară certificarea faptelor care necesită tipărire. Cel mai adesea, aceste fapte sunt asociate cu bani sau confirmarea semnăturilor oficialilor (autenticitatea lor) pe diferite documente. În același timp, există documente pe care nu este necesară o amprentă de ștampilă.
Fiecare persoană juridică trebuie să aibă un sigiliu. Această normă este consacrată în lege. LLC, CJSC, OJSC și alte organizații trebuie să utilizeze un sigiliu rotund, a cărui amprentă include numele complet al companiei întreprinderii în limba rusă și o legătură cu locul localizării sale teritoriale. Numele companiei poate fi indicat și într-o limbă străină. Amprenta sigiliului apare în lista detaliilor documentului, în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe pentru hârtie "(adoptat în 03.03.2003). În același timp, sigiliul, de exemplu, nu este inclus în lista detaliilor obligatorii a unui număr de documente contabile primare, cu excepția documentelor bancare, chitanțelor de numerar, documentelor de expediere etc. Contractul trebuie să fie sigilat cu un sigiliu, dacă este stipulat în contractul în sine. condiție sau dacă pe formular sunt indicate două litere „MP” („Locul sigiliului”). Același lucru se aplică actelor de muncă finalizată (servicii). Utilizarea unui sigiliu este prevăzută și pe o procură, care este dată de organizație unui angajat (această funcție este specificată în Codul civil al Federației Ruse - clauza 5 a articolului 185). Nu este necesară o sigiliu în unele forme de situații financiare (prevederile ordinelor Ministerului Finanțelor din Rusia din 22.07.2003 N 67n și din 02.07.2010 N 66n), totuși, conform Ordinelor Ministerului Finanțelor din Rusia din 15.10.2009 N 104n și de la 05.05.2008 N 54n, formularele declarațiilor fiscale (pentru TVA, impozitul pe venit și altele) trebuie sigilate. Certificarea obligatorie cu sigiliul organizației este furnizată pentru cele mai importante documente de personal: prima pagină a cărții de muncă, un certificat de călătorie (formularul nr. T-10), un act de acceptare a muncii în baza unui contract de muncă pe durată determinată (formular nr. T-73). În Codul muncii al Federației Ruse (articolul 57), cerința unui sigiliu pe un contract de muncă nu este specificată, dar în practică, un sigiliu este de obicei pus. Având în vedere faptul că există multe documente pentru care nu există decizia fără ambiguități cu privire la prezența sau absența unui sigiliu, o organizație ar trebui să își dezvolte propria ordine (poziție, instrucțiune), în care este necesar să se înregistreze o listă de documente care necesită certificare prin sigiliu. O listă aproximativă a acestora este listată în Sistemul de stat pentru gestionarea documentației - 1988, 1991. Opțiunile pot fi după cum urmează: - acte (muncă efectuată, expertiză, radiere, acceptarea obiectelor etc.); - rate de consum (de exemplu, pentru metale prețioase); - eșantioane de amprente ale sigiliilor, precum și eșantioane de semnături ale angajaților cărora li s-a acordat dreptul de a efectua operațiuni financiare și economice; - scrisori de garanție; - corespondență cu conducerea și structurile diferite organe guvernamentale (de exemplu, cu serviciul fiscal, fonduri extrabugetare etc. Sigiliul poate fi făcut nu unul, ci mai multe (având documentat acest fapt) - pentru fiecare divizie separată a organizației. Fiecare sigiliu va avea propriul său scop specific - pentru permise, pentru documente, pentru facturi. Sigiliul de pe document trebuie plasat în locul foii în care se află suportul "MP" ("Locul sigiliului"). Dacă nu este acolo, sigiliul este aplicat astfel încât amprenta să se suprapună peste o parte a cuvântului - desemnarea poziției persoanei care a semnat documentul. În acest caz, semnătura trebuie să fie clar diferențiată, la fel ca toate informațiile de pe amprenta sigiliului.
