Întâlnirile sunt un element esențial al vieții de afaceri. Este un instrument pentru monitorizare, stabilirea obiectivelor de management și implementarea feedback-ului. La ședință, se fac rapoarte și se oferă informații cu privire la starea actuală a lucrurilor. Participanții săi au ocazia să se consulte între ei și să ia în cele din urmă deciziile necesare pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor atribuite.
Instrucțiuni
Pasul 1
Definiți scopul întâlnirii. Participanții săi se pot reuni, de exemplu, pentru a efectua un schimb preliminar de opinii, pentru a asculta un raport privind starea lucrurilor, pentru a pregăti recomandări pentru rezolvarea oricăror probleme sau pentru a accepta aceste probleme. Subiectul întâlnirii ar trebui să fie de interes pentru fiecare participant la întâlnire.
Pasul 2
Faceți o agendă de întâlnire. În acesta, indicați o listă de întrebări care trebuie ascultate și discutate în timpul acesteia. Ar trebui discutate numai acele probleme care nu pot fi rezolvate într-o stare de funcționare. Trimiteți agenda preliminară a întâlnirii tuturor participanților și ascultați-le dorințele și comentariile cu privire la subiectul și agenda întâlnirii. Ajustați agenda ținând cont de dorințele exprimate.
Pasul 3
Decideți locul, ora și modul întâlnirii. Desemnați vorbitori și puncte focale pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Solicitați prezentatorilor să prezinte rezumatele lor în avans. Determinați programul întâlnirii, indicați timpul alocat pentru discuția fiecărui număr. Trimiteți agenda întâlnirii finale și agenda fiecărui participant.
Pasul 4
Dacă este necesar, trimiteți participanților rezumatele rapoartelor care vor fi prezentate la ședință, proiectele de decizii care vor fi luate, note informative și materiale analitice.
Pasul 5
Luați în considerare întrebarea cu privire la modul în care puteți așeza cel mai bine participanții la întâlnire pentru a reduce la minimum posibilitatea apariției unor situații de conflict. Psihologii au observat că mai des oamenii care stau unul față în altul intră în conflicte și dispute, mai rar cei care stau unul lângă celălalt. Luați în considerare acest factor.
Pasul 6
Identificați un președinte care va putea conduce ședința, astfel încât toate problemele să fie rezolvate într-un mod optim și în cel mai scurt timp posibil. Pentru a face acest lucru, el trebuie să ofere decizii constructive din partea fiecărui participant la întâlnire și să facă discuția de afaceri.
Pasul 7
Asigurați o ordine strictă de execuție a programului ședinței și va avea succes și deciziile luate la aceasta vor fi eficiente.
