Există opinia că o întâlnire este un eveniment care poate fi pregătit spontan. De fapt, această formă de interacțiune comercială necesită o pregătire administrativă serioasă.
Subiectul întâlnirii
Motivul întâlnirii ar trebui formulat de inițiator. În niciun caz nu este întotdeauna cel mai important participant la întâlnire în această calitate. Pe baza faptului că întâlnirile pot fi intra-corporative și cu implicarea unei game largi de invitați, este important să se definească subiectul astfel încât să poată atrage toți oamenii necesari dialogului.
De obicei, formularea tehnică a subiectului este gestionată de personalul administrativ sau direct de secretarul ședinței. Agenda reuniunii rezultă din subiectul dat. Acest document include toate problemele care sunt planificate pentru discuție. Prin acordul prealabil, un orator este atribuit fiecărei întrebări, căruia i se atribuie un termen limită pentru discursul său, fără a lua în considerare dezbaterea. Durata discuției este stabilită în ordinea de zi separat.
Pentru o mai bună înțelegere a problemelor, nu va fi inutil să pregătiți un document care să includă referințe scurte, statistici sau orice alte informații informaționale. Secretarul pregătește astfel de materiale separat cu fiecare vorbitor.
Etapa finală a pregătirii documentarului este elaborarea proiectelor de decizii privind fiecare problemă. Acest document reprezintă soluțiile propuse de raportori pe baza discuției. Ele înregistrează propozițiile finale prezentate de vorbitori. Dacă participanții nu sunt de acord cu opțiunea din proiectul de decizie, documentul este corectat de către secretar.
Persoane invitate
Agenda determină în mare măsură lista aproximativă a persoanelor care ar trebui invitate să abordeze problemele ridicate. Deci, o modalitate productivă este de a invita oameni care au punctul de vedere opus cu vorbitorul. În acest caz, ședința servește drept „masă rotundă” pentru părțile la situația discutabilă.
Participanții la întâlnire sunt informați prin orice metodă disponibilă - un apel telefonic, un e-mail sau o invitație personală. Întregul pachet de documente trebuie predat în prealabil tuturor persoanelor participante, astfel încât acestea să aibă posibilitatea de a se familiariza cu materialele în prealabil.
Conducerea unei întâlniri
Un secretar trebuie să participe la ședință. Sarcina sa este de a întocmi un protocol în urma discuției. În redactarea documentului, importanța nu este exactitatea textuală a înregistrării discuției, ci reflectarea discursurilor cheie și a propunerilor specifice.
Pentru a exclude eventualele discrepanțe, este mai bine să înregistrați cursul întâlnirii pe un dictafon. Toți participanții trebuie informați cu privire la începutul înregistrării.
