Organizarea unei conferințe necesită o pregătire atentă. Împărțind acest proces în etape, puteți reduce costurile forței de muncă la un nivel ridicat al evenimentului.
Necesar
Calculator cu acces la Internet și programe de ajutor pentru oraș, telefon
Instrucțiuni
Pasul 1
Decideți subiectul conferinței, numărul de participanți potențiali, calendarul și lectorii. Negociați cu lectorii pentru a obține consimțământul de a vorbi.
Pasul 2
Pe baza subiectului și a numărului planificat de participanți, este necesar să selectați opțiuni pentru locurile de conferință. Acestea pot fi case de cultură, săli de conferințe ale hotelurilor, restaurante, centre de recreere și multe altele. Selecția se efectuează prin intermediul unei căutări pe internet și în diverse directoare de oraș, pe baza datelor obținute, se formează un tabel cu locuri potențiale, indicând numele, adresa, numărul de telefon, numărul locurilor, costul și disponibilitatea echipamentul necesar (de exemplu, un proiector, ecran, microfon).
Pasul 3
Apelați baza de date rezultată cu locuri potențiale și clarificați, dacă este posibil, în zilele dorite, costul chiriei, disponibilitatea serviciilor suplimentare (de exemplu, organizarea unei mese tip bufet). Ca urmare, alegeți locul și data.
Pasul 4
Elaborați un stil corporativ pentru conferință (simbol, slogan, culori etc.) și decideți despre produsele necesare (caiete de marcă, pixuri, invitații, tricouri și multe altele). Comandați produse pentru eveniment la companiile de suveniruri. Formați, de asemenea, programul planificat.
Pasul 5
Trimiteți invitații potențialilor participanți pe hârtie cu antet prin e-mail sau prin intermediul unei soluții nestandardizate utilizând un curier / poștă (de exemplu, la o conferință despre florărie sub forma unei flori realizate din țesătură pe un carton de design).
Pasul 6
Înregistrarea participanților, detalii despre program, asistență în transfer și selecția cazării (dacă este necesar). Lucrul cu subcontractanții pentru organizarea unei mese tip bufet, fotografie și multe altele.
Pasul 7
În ajunul evenimentului, verificați disponibilitatea sălii - echipamente, suveniruri, organizarea unei mese tip bufet și multe altele.
Pasul 8
În timpul evenimentului, este necesar să coordonați activitatea subcontractanților: promotori, servicii de catering, fotografi și multe altele.
Pasul 9
După conferință, trimiteți un e-mail pe antet recunoștință pentru participarea la eveniment, puteți cere feedback.
