Toate documentele organizației trebuie păstrate în arhivă. De exemplu, Codul fiscal prevede că documentele primare, hârtiile care confirmă plata impozitelor și altele trebuie protejate timp de patru ani. Dar există și astfel de documente care pot fi distruse după un an, de exemplu, programele de vacanță. Eliminarea ar trebui efectuată după emiterea actului.
Instrucțiuni
Pasul 1
În primul rând, trebuie remarcat faptul că documentele care „și-au îndeplinit scopul” pot fi introduse în act numai dacă perioada a expirat înainte de 1 ianuarie a anului când se întocmește o astfel de lucrare, adică documentele din 2010 ar trebui incluse în actul abia în 2016.
Pasul 2
Înainte de a întocmi un act și a distruge documentația, întocmește inventare care trebuie aprobate de șeful organizației și întocmește un protocol.
Pasul 3
Se recomandă întocmirea unui act sub forma unui tabel. În colțul din dreapta sus, specificați detaliile organizației. Apoi scrieți „Aprob” cu majuscule mai jos, într-o linie regulată, indicați poziția de mai jos (manager, director general etc.), apoi prenumele și inițialele. Precizați data redactării actului chiar mai jos.
Pasul 4
După aceea, indicați scopul, de exemplu, de a evidenția documentele expirate pentru distrugere. Apoi, enumerați motivele, de exemplu, „pe baza listei documentelor organizaționale tipice …”
Pasul 5
Mai jos este secțiunea tabelară, care constă din opt coloane. Primul este numărul de serie. Al doilea este numele documentului, de exemplu, programele de vacanță sau corespondența despre munca cu personalul. A treia este data de sfârșit, adică acele date care sunt indicate în ultimul document, de exemplu, programul de vacanță se încheie în 2010, deci trebuie să scrieți „2010”. Nu trebuie să specificați luna aici.
Pasul 6
Urmează coloana cu numerele de inventar, dacă nu sunt acolo, atunci puteți pune liniuțe. Apoi puneți indexul cazului în conformitate cu nomenclatura, de exemplu, graficul 05-20, unde 05 este indicele departamentului, iar cele două cifre sunt numărul ordinal al cazului.
Pasul 7
După aceea, indicați numărul de unități de stocare, de exemplu, graficul poate fi într-o singură copie, dar corespondența cu cadrele este la plural. Apoi completați caseta cu perioadele de depozitare conform cărții de referință. La final, dacă este necesar, completați coloana „notă”.
Pasul 8
După partea tabelară, scrieți că stocurile sunt disponibile și aprobate prin protocolul șefului, indicând numărul și data compilării acestuia.
Pasul 9
Apoi, rezumați totalul, care este exprimat în numărul de documente gata pentru distrugere, de exemplu, în perioada 2006-2010, au fost distruse 234 de articole.
Pasul 10
Apoi, managerul verifică din nou toate datele și semnează documentul.
