Într-un program de lucru încărcat, poate fi dificil să-ți croiești timpul nu numai pentru prânz, ci și pentru un răgaz de cinci minute. Lucrul în regim de urgență nu duce doar la oboseală fizică. Se acumulează disconfort psihologic, care poate provoca depresie. De aceea este necesară organizarea competentă a zilei de lucru pentru a reuși să îndeplinim sarcini fără eforturi mari.
Matricea de gestionare a timpului - Cum să o construiți
Cel mai popular mijloc de optimizare a timpului de lucru este Eisenhower Matrix. Acesta este primul lucru care este învățat să compenseze în instruirile de gestionare a timpului. Într-un tabel simplu cu patru celule, sarcinile sunt scrise, împărțite la prioritate. În pătratul din stânga sus - urgent și important. Aceasta include soluționarea momentelor acute de criză, sarcini urgente, proiecte ale căror termene se apropie. În dreapta sus - chestiuni importante, dar nu atât de urgente. Aceasta planifică noi proiecte, evaluează eficacitatea celor finalizate, sarcinile curente de zi cu zi, identifică noi domenii de activitate. Celula din stânga jos - sarcini mai puțin importante, dar urgente. Aceasta include conversații telefonice, unele întâlniri, luarea în considerare a materialelor urgente, activități sociale. Și ultima celulă din dreapta jos - contează nu este importantă și nu este urgentă. Aceasta este o muncă de rutină, unele apeluri, divertisment.
Cea mai eficientă zi de lucru este considerată a fi cea în care pătratul din dreapta sus este umplut la maximum - cu chestiuni importante, dar nu urgente. Aceasta înseamnă că există timp pentru a finaliza toate sarcinile atribuite, totul merge conform planului, nu este prevăzută nicio urgență. Dacă pătratul din stânga sus este plin, înseamnă că multe sarcini au fost amânate „pentru mai târziu”, iar acum trebuie să curățați grămada acumulată de probleme urgente și foarte importante. În același timp, se acumulează lucruri importante, dar nu urgente, care trebuie făcute și ele, dar nu este timp pentru asta. Și după finalizarea situației de urgență, următoarea se formează datorită faptului că primele cazuri care nu sunt urgente s-au apropiat cu mult timp în urmă de termenele pentru implementarea lor.
Pentru a preveni o astfel de dezvoltare a evenimentelor, este necesară compilarea matricei Eisenhower în mod regulat și nu numai într-o zi lucrătoare. Cei mai eficienți manageri fac asta de mai multe ori. La sfârșitul lunii - următoarea, distribuirea principalelor sarcini către celule. La sfârșitul săptămânii - următoarea, împrăștiind lucrările curente în pătrate și făcând ajustări. Și înainte de sfârșitul zilei de lucru - următoarea, elaborarea unui plan de materii primare. O astfel de distribuție a responsabilităților va dura cinci până la zece minute și vă va permite să nu vă dezvoltați creierul asupra a ce lucruri să faceți mai întâi și care - mai târziu.
Crunch constant - ce să faci?
Dacă lucrurile se acumulează și se acumulează, iar opt ore de lucrător nu sunt suficiente pentru a îndeplini toate atribuțiile, merită să luați în considerare delegarea autorității. Poate că au fost stabilite prea multe sarcini care nu pot fi abordate de un singur angajat. Această situație merită clarificată conducerii. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți o listă de sarcini cu sub-elemente - ceea ce trebuie să faceți pentru a finaliza sarcina. Mai bine, programați timpul petrecut. Acest lucru îi va arăta în mod clar șefului că nu este realist să faci față întregului volum de muncă pentru o singură persoană. În acest caz, o parte din sarcini pot fi eliminate de la manager și transferate unui alt angajat.
