Un domeniu imens și separat al activității arhivistice este considerat a fi acele întrebări care se referă la pregătirea documentelor pentru livrarea lor la arhiva organizației. De aceea merită o atenție serioasă, întrucât în această etapă de lucru cu documente, sunt adesea comise diferite greșeli metodologice și practice, care în viitor pot provoca consecințe negative în activitatea arhivei.
Instrucțiuni
Pasul 1
Toate lucrările legate de transferul de documente în arhivă, inclusiv hârtiile de personal, sunt de obicei împărțite în următoarele etape: - în primul rând, este necesară efectuarea formării documentelor în producția curentă și după finalizarea acesteia;
- după formarea cazurilor, acestea trebuie întocmite în conformitate cu toate regulile stabilite;
- apoi să efectueze o examinare a valorii și să se pregătească pentru stocarea arhivelor;
- efectuează un inventar al tuturor documentelor transferate în arhiva organizației;
- în ultima etapă, transferați lucrările oficiale în arhiva organizației.
Pasul 2
În primul rând, ar trebui să efectuați formarea corectă a documentelor referitoare la personalul din anumite complexe, adică în cazuri. În dosarele speciale, astfel de documente oficiale ar trebui să fie formate ca comenzi pentru diferite aspecte ale activităților angajaților companiei, pentru personalul care are alocate perioade diferite pentru depozitare. Această etapă trebuie realizată, deoarece o parte din ordinele referitoare la personal sunt dedicate exclusiv problemelor valide care afectează locul de muncă, precum și bonusurilor pentru angajați și trecerea la o funcție de lucru. Acest tip de hârtie trebuie păstrat în arhiva întreprinderii timp de cel puțin șaptezeci și cinci de ani. În același timp, majoritatea comenzilor care se referă la compoziția personalului reflectă problemele operaționale ale angajaților companiei: comenzi pentru călătorii de afaceri, de serviciu, vacanțe etc. Astfel de documente ar trebui păstrate timp de cinci ani. Pentru comoditatea utilizării căutării și facilitării activității în diferite cazuri, ar trebui să se formeze lucrări cu o perioadă de cinci ani și o perioadă de șaptezeci și cinci de ani.
Pasul 3
Este necesar să se formeze corect conturile personale ale angajaților întreprinderii și ale tuturor angajaților, care se referă la datele privind salariile strict în ordine alfabetică. Toate hârtiile din dosarele personale trebuie aranjate numai în ordine cronologică în funcție de data primirii lor. De asemenea, este necesar ca toate hârtiile aflate în dosar să întocmească un inventar arhivistic, care să conțină detalii precum: - numele hârtiei;
- numărul de serie al hârtiei incluse în inventar;
- numărul de foi din document;
- data și numărul documentului (dacă este necesar);
- o înregistrare sumară a numărului de coli de hârtie incluse în dosarul personal;
- Notă.
