Fișierele personale ale tuturor angajaților pensionari și pensionari trebuie trimise în arhivă pentru păstrare (articolul 17 din Legea federală nr. 125-F3). Un angajat al departamentului de personal este obligat să pregătească dosare cu documente și să le transfere de la mână la mână către un angajat autorizat al arhivei.
Necesar
- - dosare;
- - liant;
- - creion;
- - inventar;
- - transfer de inventar.
Instrucțiuni
Pasul 1
Înainte de a trimite dosare personale în arhivă, pregătiți cu atenție toate documentele disponibile care au rămas în departamentul de personal după concedierea angajaților. Legislația stabilește anumite termene în care este necesar să aveți timp pentru a transfera fișierele personale ale angajaților pentru stocare arhivistică. Acestea nu trebuie să depășească 12 luni după ce a avut loc concedierea.
Pasul 2
Aranjați fiecare fișier personal în ordine cronologică inversă. Dacă în timpul angajării prima pagină a fost o cerere scrisă de un angajat pentru un loc de muncă, în documentele de arhivă prima pagină va fi o scrisoare de demisie.
Pasul 3
Toate foile pliate în ordinea corectă, fișier cu un liant, număr în ordine. Faceți un inventar pe o foaie separată. Introduceți toate paginile legate ale fișierului dvs. personal sub numărul de serie.
Pasul 4
Atașați inventarul în partea de sus a tuturor paginilor. Dacă completați separat un fișier personal pentru fiecare angajat, plasați-l într-un dosar din carton, cu litere mari mari scrieți prima literă a numelui de familie al angajatului și anul concedierii.
Pasul 5
Când transferați dosarele în arhivă, este permisă plasarea mai multor cazuri de angajați pensionari într-un singur dosar, dar numărul de foi din acesta nu trebuie să depășească 250. Într-un singur dosar, puneți cazurile angajaților pensionari într-un an, ale căror nume încep cu aceeași literă. O astfel de înregistrare a fișierelor personale este cel mai adesea utilizată în întreprinderile mari, unde un flux mare de personal trece pe parcursul unui an.
Pasul 6
Pentru toate cazurile pregătite, întocmește o foaie de transfer, care are o formă unificată. În coloana nr. 1, scrieți numărul de serie al fiecărui caz, în coloana nr. 2 - indexul fiecărui caz în conformitate cu nomenclatura, nr. 3 - numele titlurilor cazurilor, nr. 4 - date, Nr. 5 - numărul de foi transferate pentru fiecare caz separat, Nr. 6 - perioade de depozitare, # 7 - adăugiri sau note existente.
