Transferul oricăror documente în arhivă este reglementat de Legea federală nr. 125-F3 „Cu privire la afaceri de arhivă în Federația Rusă”. Documentele trebuie întocmite, descrise, depuse și numerotate. Acest lucru trebuie făcut în termen de 12 luni de la data închiderii cazului.
Necesar
- - dosar;
- - liant;
- - un simplu creion;
- - inventar documentar;
- - transfer de inventar.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a transfera documente în arhivă, aranjați-le în ordine. Ordinea de cuibărire trebuie să fie în ordine cronologică. De exemplu, dacă trimiteți un dosar penal, atunci prima pagină va fi o copie a hotărârii judecătorești, a doua va fi decizia preliminară, iar următoarea va fi cercetarea cazului, începând de la finalizarea acestuia. Dacă transferați documente de la departamentul de personal în arhivă, atunci prima foaie este o cerere de concediere, a doua este un ordin de concediere, a treia este toate documentele în ordine până la data de la sfârșit.
Pasul 2
Numerați toate foile începând cu numărul unu în ordinea aspectului. Faceți numerotarea cu un creion simplu, dar clar. Faceți un inventar al documentelor, la final scrieți câte numere și pagini ați obținut, puneți-vă semnătura, data la care a fost compilat inventarul, sigiliul organizației, semnătura șefului.
Pasul 3
Fixați toate foile cu un liant, atașați un inventar deasupra. Pe dosar, puneți codul scrisoare după numele cetățeanului prin care transferați cazul și anul transferului de documente în arhivă. Anul ar trebui să fie același în care sa încheiat cazul.
Pasul 4
Faceți un dosar separat pentru fiecare caz sau puneți toate cazurile într-un an într-un dosar mare și faceți o inscripție generală pe cod și cod literă, adică numai cazurile acelor cetățeni al căror nume de familie începe cu aceeași literă poate să fie introduse într-un singur dosar. Dar dacă completați un număr de documente într-un dosar mare, atunci numărul de foi obișnuite nu trebuie să depășească 250.
Pasul 5
Înainte de a transfera cazuri în arhivă, întocmiți un inventar de transferuri. Prima coloană a inventarului este destinată introducerii numerelor de serie ale tuturor cazurilor, a doua pentru indexurile din nomenclatură. În a treia coloană, introduceți numele tuturor titlurilor, în a patra - data transferului, în a cincea - numărul de foi, în a șasea - perioadele de stocare stabilite pentru caz în arhivă, în a șaptea coloană, introduceți toate completările și notele. Cel mai adesea, a șaptea coloană este completată dacă, dintr-un anumit motiv, lipsesc foi în documente sau dacă le-ați introdus imediat în mod incorect în inventarul documentar și ați făcut modificări.
