Documentația importantă - contracte, facturi, acte - trebuie păstrată mult timp în companie. Pentru unele valori mobiliare, această perioadă este de cinci sau chiar zece ani. Pentru a preveni încrețirea sau pierderea documentelor, acestea trebuie să fie corect arhivate și arhivate.
Necesar
- - foldere - liant;
- - fișiere transparente - buzunare.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a depune un contract, așteptați până când acesta va fi semnat de toate părțile interesate. Obțineți semnături de la directorii executivi ai ambelor părți și aplicați sigiliile acestora. Apoi faceți copii ale documentului și dați-le tuturor celor implicați.
Pasul 2
Dați contractului un număr. Trebuie să conțină cifre și litere. De exemplu, 123-AB. Introduceți numărul de semnare a documentului.
Pasul 3
Creați un jurnal de contracte. Introduceți acolo numărul documentului, data semnării și persoana juridică căreia îi aparține. Numerele trebuie să meargă în ordine, unul după altul, în funcție de momentul semnării contractului.
Pasul 4
Dacă există mai multe persoane juridice în companie, fiecare jurnal contractual ar trebui să aibă propriile sale. Acest lucru va evita confuzia.
Pasul 5
Puneți contractul într-un fișier separat. Dacă există mai multe contracte, pune totul într-un singur buzunar. Acest lucru va facilita compararea documentelor și găsirea acestora, dacă este necesar.
Pasul 6
Introduceți fișierul în liant și fixați-l cu suporturile speciale. Nu-l umpleți bine, documentele vor fi încrețite. Scrieți pe coloana vertebrală persoana juridică, documentele pentru care sunt stocate în ea, precum și anul în care au fost semnate.
Pasul 7
După expirarea a trei ani, dosarele cu contracte pot fi trimise la depozit. Împingeți-le în cutii de carton și puneți-le într-un loc care nu este accesibil umezelii. Pe ambalaj, indicați, de asemenea, persoana juridică la care se referă documentele și anul semnării contractelor.
Pasul 8
Facturile și actele sunt depuse în același mod ca și contractele. Dar, în loc de un registru de documente pe hârtie, este mai bine să aveți unul electronic. De exemplu, în programul „1C: Contabilitate”. Puteți să-l descărcați gratuit aici: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Acest lucru vă va permite nu numai să țineți evidența tuturor valorilor mobiliare, ci și să efectuați diverse operațiuni cu acestea - imprimați copii suplimentare, corectați erorile etc.
