Oferta comercială, descrierea serviciilor și oportunitățile de cooperare rămâne un instrument publicitar popular atunci când comunicăm cu potențiali parteneri. Cooperarea cu o singură companie înseamnă refuz pentru toți ceilalți - și este important să scrieți o scrisoare corect pentru a nu pierde contactele promițătoare
De ce se respinge oferta?
De regulă, o ofertă comercială este prima etapă a negocierilor: clientul nu a decis încă cu cine va lucra, furnizorii sau contractanții așteaptă decizia sa și încearcă să atragă atenția asupra lor. Ofertele comerciale sunt trimise în zeci - aceasta este o oportunitate de a vă arăta în cea mai bună lumină, de a vă descrie toate capacitățile și de a crea o impresie bună asupra unui potențial partener. De îndată ce se ia decizia, toate propunerile primite sunt trimise în dosar cu contacte potențiale în cazul în care trebuie să schimbați contractantul - și în această situație este important să compuneți corect o scrisoare de refuz, păstrând în același timp posibilitatea repetării a lua legatura.
Etica refuzului
Într-o scrisoare cu refuz, este important să arăți respect pentru interlocutor - propunerea sa a fost demnă, a petrecut timp discutând detaliile, deși nu a fost încoronat cu încheierea unui acord și așteaptă o decizie de la tine, chiar și una negativă.
Refuzul se face pe antetul companiei în format electronic sau pe hârtie, în funcție de situație. Standardele de comunicare în afaceri necesită ca linia de subiect desemnată să fie neutră, fără a fi negativă - sintagmele „Răspuns la propunerea dvs.”, „Despre cooperare”, „Despre muncă” sunt potrivite. Alegeți subiectul pe care destinatarul l-a folosit în scrisoarea sa. Nu este de dorit să folosiți subiecte de răspuns automat pentru e-mailuri, de exemplu, „RE: ofertă comercială”, astfel încât să nu existe sentimentul de neatenție față de destinatar.
Nu există nimic nou în adresarea interlocutorului pentru acest tip de litere - este recomandabil să folosiți numele și patronimicul, dacă le cunoașteți, cu adăugarea cuvântului „Dragă”. La sfârșitul contestației, se pune un semn de exclamare sau o virgulă, în funcție de standardele de formare a scrisorilor ale companiei dvs. Un alt element important al unui refuz scris este legătura cu o ofertă care ți-a venit și la care, de fapt, refuzi. Este mai bine să introduceți linkul la începutul scrisorii, imediat după cerere - „Ca răspuns la solicitarea dvs. din 08/06/12 …”, „La oferta comercială din 9 mai …”.
Este imperativ să exprimăm regretul pentru refuz. Dacă documentele sau materialele informative au fost atașate scrisorii cu o ofertă comercială, indicați că le-ați primit și v-ați familiarizat cu ele - de exemplu, „Vă mulțumim pentru o prezentare detaliată, specialiștii noștri au citit informațiile furnizate, dar, din păcate, noi sunt obligați să vă refuze serviciile . Nu uitați să indicați motivul refuzului dacă sunteți autorizat să faceți acest lucru - de exemplu, dacă oferta nu îndeplinește condițiile ofertei. Alegerea unei oferte mai avantajoase ca motiv de refuz nu este în mod tradițional exprimată.
