În ciuda abundenței canalelor de comunicare, e-mailul rămâne cel mai de încredere pentru contactele de afaceri. Dezavantajul său evident înainte de contactul verbal este că destinatarul poate pur și simplu ignora scrisoarea. Pentru a nu scrie în gol, este important să cunoașteți regulile corespondenței de e-mail de afaceri.
Tema este capul
Eficacitatea corespondenței de afaceri electronice depinde în mare măsură de subiectul potrivit. După ce a parcurs lista mesajelor trimise, destinatarul va lăsa probabil o scrisoare fără subiect chiar la sfârșitul zilei lucrătoare, dând preferință titlurilor mai importante.
Subiectul în formatul „de la Alexandru”, „pentru Vitaly” și alte anteturi abstracte sunt adecvate numai dacă destinatarul așteaptă o scrisoare și într-o conversație recentă a fost informat despre trimiterea iminentă a informațiilor importante. Pentru toate celelalte cazuri, astfel de subiecte sunt regretabile. Ele nu reflectă motivul recursului, esența scrisorii și importanța.
O propoziție bine definită de 2-4 cuvinte este considerată un subiect bun. De exemplu: „Proiect de raport pentru aprobare”, „Ofertă comercială de la LLC„ Business-Trade”,„ Despre furnizarea de ardezie”,„ Ardezie. Propunere de analiză.
Indiferent de scopul recursului, autorul scrisorii ar trebui să fie atent la atragerea atenției. Deci, notează „Urgent!”, „Director personal”, „Important!” ar trebui să fie indicat în subiect numai în cazurile în care mesajul are într-adevăr un grad extrem de semnificație și nu numai pentru expeditor, ci și pentru destinatar. Dacă fiecare scrisoare a aceleiași persoane de contact este însoțită de semne nejustificate de atenție, destinatarul nu va mai răspunde la acestea și, în cazuri extreme, le va trimite pe lista neagră sau le va redirecționa către subordonați.
Recurs
E-mailul ar trebui să înceapă cu un mesaj. Este imperativ să folosiți numele complet al destinatarului și să le scrieți fără erori. Un destinatar atent, care a observat o greșeală de ortografie în numele său, își va pierde cu siguranță încrederea în autorul apelului și interesul de a continua dialogul.
Pentru a împiedica acest lucru, chiar și prin trimiterea în masă, nu trebuie să neglijați corectarea textului scrisorii de intenție înainte de a o trimite. Erorile se pot ascunde cel mai adesea în finalizarea cazurilor la adresare, scriind nume complexe. Indiferent de statutul destinatarului, este mai corect să se aplice după nume și patronimic, dacă nu sunt cunoscute, atunci este permisă utilizarea construcțiilor tradițional neutre: „Bună ziua”, „Bună ziua”. Dacă autorul și destinatarul scrisorii locuiesc în diferite fusuri orare, se admite următorul apel: „Bună ziua”, „Bună oră”.
Apreciază timpul tău și al celorlalți
E-mailul trebuie să fie scurt, clar și lipsit de detalii enervante sau inutile. Această calitate este deosebit de importantă în cazurile în care corespondența electronică servește ca început al cooperării în afaceri și nu continuarea acesteia.
În primul paragraf al apelului, autorul trebuie să se prezinte dacă corespondența nu a fost efectuată anterior sau a fost întreruptă cu mult timp în urmă. Designul optim pentru aceasta este fraza tradițională: „Ești îngrijorat de Vasily Kuznetsov, un angajat al Business Trade. Aș dori să continuăm conversația noastră cu privire la examinarea propunerii de furnizare a unui canal”.
În plus, oferta în sine ar trebui prezentată cât mai succint posibil și, ca sursă extinsă de informații, o scrisoare ar trebui să fie atașată unei oferte comerciale.
Toate gândurile complete dintr-o propoziție ar trebui să fie împărțite logic în paragrafe, listele ar trebui să fie introduse, evidențierea și sublinierea îndrăznețe ar trebui utilizate în mod corespunzător, ceea ce îmbunătățește percepția cititorului asupra informațiilor și reduce timpul de scufundare în subiect. De obicei, un e-mail conține rareori mai mult de 3-5 paragrafe.
Construcție finală
Este rezonabil să încheiați e-mailurile cu un adio de afaceri în stilul: „Cu cele mai bune urări, …”, „Cu stimă pentru voi, …”, etc. Dar cu cuvinte de rămas bun precum „Întotdeauna a ta, …”, ar trebui să fiți cât mai atent posibil, deoarece tonul informal și convergența excesivă pot fi ambigue pentru destinatar.
Semnătura trebuie să fie însoțită de datele de contact. Este important să indicați numerele de telefon, faxul, site-ul oficial al organizației care este reprezentat, precum și o adresă de e-mail de rezervă, deoarece destinatarul vede adresa de contact în scrisoarea însăși.
Gândurile care apar în procesul de pregătire a unui document nu trebuie formalizate într-un postscript. După cum știți, o astfel de expresie a ideilor tardive pentru scriere este adecvată numai în corespondența personală. Iar tastarea electronică vă permite să modificați în orice moment conținutul textului contestației. Folosiți într-o scrisoare P. S. poate fi perceput negativ de către destinatar, care, nu fără motiv, poate crede că destinatarul și-a luat timpul pentru a include în mod armonios informații suplimentare în scrisoare și a decis să se limiteze la un postscript rapid.
