Regulile etichetei de afaceri impun să nu lăsați scrisori fără răspuns primite de la colegi și parteneri. Un rol special în corespondența oficială aparține scrisorii de confirmare. Acest document stabilește acordurile preliminare, faptele privind primirea și transmiterea oricărei informații, dorința de a participa la un anumit eveniment etc. Există fraze cheie bine stabilite pentru fiecare tip de scrisoare de confirmare.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pregătiți un formular A4 standard pentru scrierea unei scrisori de confirmare. În colțul din stânga sus, asigurați-vă că plasați informații despre organizația dvs.: numele complet, adresa legală cu codul poștal, numerele de contact, numărul primar de înregistrare de stat (OGRN) și alte informații. În colțul din dreapta sus, indicați datele destinatarului: numele organizației destinatar, funcția, prenumele și inițialele persoanei căreia i se trimite scrisoarea de confirmare, adresa poștală completă.
Pasul 2
Formulează titlul e-mailului. Acest lucru va facilita identificarea destinatarului și va facilita organizarea în arhivele organizației dvs. Titlul trebuie să fie scurt și informativ, de exemplu: „La primirea unui contract de furnizare de la LLC„ NNN”sau„ La confirmarea participării la seminar 02.02.2002”. Tastați titlul din stânga sub detaliile organizației dvs.
Pasul 3
Pleacă 2-3 rânduri de la antet și tastați un mesaj către destinatar. Utilizați formularul standard de adresă oficială pentru partenerii de afaceri: „Dragă Ivan Ivanovici!” sau "Dragă domn Ivanov!"
Pasul 4
În partea principală a scrisorii de confirmare, descrieți pe scurt faptul că organizația dvs. a primit documente, bunuri, servicii de la destinatar. Formularea trebuie să fie laconică și să nu depășească 1-2 propoziții: „AAA LLC confirmă primirea a 2 (două) copii ale contractului de furnizare din 12.02.2011 nr. 34”.
Pasul 5
Dacă scrisoarea confirmă acordurile încheiate anterior, trebuie să descrieți pe scurt esența lor. De exemplu, a avut loc o conversație între directorii generali ai întreprinderilor, în care și-au exprimat intenția de cooperare reciproc avantajoasă, realizată în timpul negocierilor din 29 ianuarie 2010. Vă rugăm să trimiteți documentele necesare pentru încheierea unui acord."
Pasul 6
Încheiați scrisoarea de confirmare cu o frază care exprimă recunoștință și speranță pentru o cooperare pe termen lung. Dacă este necesar, puteți solicita, de asemenea, informații sau documente suplimentare la sfârșitul scrisorii: „Ne confirmăm participarea la seminarul privind problemele de mediu din 23 mai 2008. Vă rugăm să trimiteți chestionarul participantului la adresa noastră”.
Pasul 7
Imprimați scrisoarea în duplicat și semnați cu șeful organizației. Veți trimite un exemplar destinatarului prin poștă, al doilea - puneți-l în propria arhivă pentru stocare.
