Atunci când încheiați un contract, este foarte important să vă asigurați compania cât mai mult posibil de toate riscurile posibile. Pentru aceasta, contrapartea este verificată pe site-uri specializate pentru prezența datoriilor fiscale, participarea la instanțele de arbitraj, prezența creanțelor de la partenerii, cumpărătorii sau clienții săi. Asigurați-vă că solicitați următorul pachet de documente.
Documentele solicitate
Orice societate cu răspundere limitată sau societate pe acțiuni are o Cartă, care nu este un secret comercial și vă va permite să aflați obiectivele și tipurile de activități, mărimea capitalului autorizat, numele fondatorilor și alte informații utile. Pentru a vă proteja complet de riscuri în cadrul unei relații pe termen lung, este mai bine să solicitați copii ale documentelor solicitate cu sigiliul și semnătura administratorului. Ultima pagină trebuie ștampilată de autoritatea fiscală.
De asemenea, sunt necesare copii ale OGRN (certificat de înregistrare de stat) și TIN (înregistrare fiscală). Dacă un potențial partener este interesat de o cooperare serioasă, acesta va furniza, de asemenea, un nou extract din Registrul de stat unificat al persoanelor juridice, originalul sau o copie certificată. Un astfel de document poate fi semnat atât cu semnătura scrisă de mână a unui oficial autorizat în combinație cu sigiliul departamentului, cât și cu o semnătură electronică îmbunătățită - în conformitate cu Legea nr. 63-FZ, acestea sunt echivalente.
Dacă compania nu este familiară, merită să solicitați informații despre numărul mediu de angajați, copii ale licențelor pentru diferite tipuri de activități, certificate de proprietate sau un contract de închiriere pentru sedii, documente pentru echipamente, pașapoarte pentru vehicule.
Documente solicitate în timpul auditului de către autoritățile fiscale
Pentru a vă proteja pe deplin în timpul unui audit fiscal, este important să vă asigurați că toate contrapărțile sunt „curate”. Înainte de a încheia un acord, precum și o dată pe trimestru, ar trebui să solicitați o copie certificată a declarației de TVA cu o marcă la livrare către autoritatea fiscală, informații despre starea plăților pentru impozite și taxe. De asemenea, inițial este important să se clarifice și este mai bine să primiți o scrisoare oficială despre sistemul de impozitare aplicat.
Știind dacă o contrapartidă plătește taxa pe valoarea adăugată este necesar să știm nu numai pentru a fi sigur de onestitatea sa în fața legii. În cazul în care compania de transport, furnizorul sau contractantul nu plătește TVA la timp, plata acestuia poate fi încasată de la consumatorul de servicii sau de la cumpărător și este destul de dificil să se discute cu autoritățile fiscale în acest caz.
Ce trebuie să căutați la încheierea unui contract
Pentru a împiedica furnizorul, contractantul sau compania de transport să se poată retrage din termenii contractului într-un litigiu, este important să vă asigurați că toate semnăturile au fost furnizate de persoane autorizate. Adesea, un contract, specificații, cereri, procuri, UPD, facturi, acte de muncă efectuate și alte documente sunt semnate de manageri sau contabili. Dacă vine în instanță, conducerea ridică pur și simplu din umeri și se eliberează de orice responsabilitate pentru activitățile angajaților săi, chiar dacă până la acel moment ei încă lucrează în organizație.
Controlul atent asupra semnăturilor din documente va ajuta la evitarea acestei situații. În prealabil, este necesar să solicitați copii certificate ale deciziilor (proceselor-verbale) privind numirea unui manager, o comandă privind numirea sau recrutarea unui contabil șef. Dacă liderul are dreptul să semneze pentru el, atunci ordinul corespunzător. Dacă este necesar, obțineți procuri pentru persoanele autorizate să semneze documentele solicitate în numele întreprinderii.
