Eticheta este un concept cu mai multe fațete, există reguli de comportament în societate, la masă sau în locuri publice. Există, de asemenea, un lucru precum eticheta de afaceri, în special, eticheta de scriere a afacerii. Reputația companiei depinde în mare măsură de modul în care se desfășoară corespondența cu clienții, angajații și partenerii.
Reguli generale de corespondență comercială
Discursul scris este foarte diferit de corespondența orală, în special cea de afaceri. Realitățile moderne sunt de așa natură încât scrisul înseamnă din ce în ce mai mult un mesaj de e-mail decât un mesaj pe hârtie.
Când vine vorba de negocieri comerciale cu parteneri, despre orice mesaje legate de momentele de afaceri, e-mailul este cea mai bună opțiune pentru transferul de informații. Cu toate acestea, scrierea invitației, a mulțumirii sau a scrisorilor de felicitare se face pe hârtie.
Se consideră o bună practică să folosiți hârtie de calitate și, de preferință, antet cu logo-ul organizației. Este mai bine să livrați scrisori importante sau invitații la evenimente speciale prin curier sau prin poștă recomandată. Mesajul pe hârtie frumoasă de înaltă calitate arată solid și crește ratingul companiei.
În corespondența de afaceri, corectitudinea, alfabetizarea și acuratețea mesajului sunt importante. Emoționalitatea excesivă, familiaritatea, observațiile jignitoare, precum și durata și ambiguitatea prezentării nu sunt permise.
Este important să structurați textul, să puneți corect accentele și semnele de punctuație, astfel încât destinatarul să fie foarte clar despre ce este exact litera.
În ceea ce privește stilul de comunicare, este mai bine să evitați expresiile floride, propozițiile complexe pe mai multe niveluri și cuvintele inutile. Este permisă abundența clișeelor profesionale în corespondența de afaceri.
Pentru claritate, puteți adăuga diagrame, diagrame sau tabele textului.
Este inacceptabil să folosiți emoticoane și imagini în corespondența de afaceri. Asigurați-vă că verificați textul pentru erori și greșeli de scriere înainte de trimitere.
Reguli de proiectare a scrisorilor de afaceri
O scrisoare de afaceri bine scrisă trebuie să aibă o structură clară. Nu există un singur standard, dar există reguli generale de proiectare.
O scrisoare de afaceri constă dintr-un antet, o felicitare, conținut (bază), adio, semnătură și detalii ale organizației de trimitere.
„Antetul” scrisorii conține de obicei numele organizației, sigla, adresa și contactele pentru comunicare (telefon, e-mail, fax).
De asemenea, tipul de activitate al companiei și numele managerilor pot fi precizate în antet.
Capacul este cel mai adesea tipărit în centrul foii, uneori este permis să fie amplasat în colțul superior.
O companie de renume ar trebui să aibă propriul antet. De asemenea, e-mailurile ar trebui să aibă formulare, ceea ce oferă solidității organizației.
În partea de bun venit, puteți scrie „Bună ziua” sau „Bună ziua” dacă mesajul nu are un caracter interpersonal strict. Într-o scrisoare de afaceri clară, înștiințare sau altă documentație comercială, va fi mai potrivit să vă adresați imediat destinatarului după nume și patronimic.
Cel mai important lucru în corespondența de afaceri este conținutul principal al scrisorii - baza.
Această parte are cea mai mare încărcătură de informații, în care se dezvăluie scopul recursului.
Pot exista mai multe motive pentru a contacta, respectiv, prezentarea fiecărui aspect ar trebui să înceapă cu un paragraf separat. Structurarea corpului principal al scrisorii este necesară pentru a diferenția subiectele și pentru a înțelege mai bine informațiile.
Exemplele de paragrafare includ următoarele fraze: „vă cerem”, „informați”, „oferim în considerare” și altele.
Merită să ne amintim că există și o structură în cadrul aspectelor.
Expeditorul unei scrisori de afaceri trebuie să justifice relevanța cererii, să dezvăluie conținutul său principal și să descrie rezultatul scontat în cazul unui răspuns pozitiv.
Formulele de vorbire directă sunt rareori folosite în scrisorile comerciale. Scopul principal al ultimei fraze este de a exprima respectul față de destinatar și tributul obișnuit adus politicii. Exemple de fraze de încheiere: „cele mai bune urări”, „cele mai bune salutări”, „vă mulțumesc anticipat pentru răspuns” și altele.
O semnătură personală trebuie să fie la sfârșitul scrisorii. Numele, inițialele și poziția expeditorului sunt de obicei indicate, precum și numerele de telefon de contact.
Companiile mari folosesc semnături electronice. Acesta este un fișier special cu o semnătură text care se aplică automat la sfârșitul fiecărei litere. O semnătură electronică nu trebuie să depășească cinci până la șase rânduri și să depășească șaptezeci de caractere.
Această structură de proiectare se aplică și scrisorilor promoționale, scrisorilor de intenție și scrisorilor de mulțumire, precum și notificărilor, declarațiilor, revendicărilor și avertismentelor.
Când trimiteți o cantitate mare de informații, un scurt suport este scris în corpul scrisorii, iar pachetul principal este întocmit ca un atașament separat. Dacă atașamentul „cântărește” foarte mult, ar trebui să îl avertizați pe destinatar în legătură cu aceasta în scrisoarea de însoțire din postscript.
Răspundeți la o scrisoare de afaceri
Conform regulilor etichetei de afaceri, răspunsul la o scrisoare nu trebuie întârziat mai mult de două până la trei zile. Dacă este nevoie de o perioadă mai lungă de timp pentru un răspuns din mai multe motive obiective, anunțați expeditorul despre aceasta, aceasta este considerată o formă bună și adaugă credibilitate companiei.
Amintiți-vă principalul lucru - trebuie să răspundeți la toate e-mailurile comerciale, cu excepția spamului evident.
Atunci când răspundeți la scrisori de afaceri, se utilizează adesea formule de vorbire standard:
- „Regretăm să vă informăm …”;
- "Mulțumesc pentru …";
- „Vă invităm cu plăcere …”;
- „Vă reamintim …”;
- „În conformitate cu solicitarea dvs., vă informăm …” și alții.
Pentru comoditate, puteți crea un fișier separat cu modele de vorbire similare. Trecând la spațiile libere, veți facilita și accelera foarte mult scrierea scrisorilor de afaceri.
Dacă scrisoarea este importantă și trebuie să știți sigur că a fost livrată destinatarului, comandați livrarea prin curier sau emiteți o scrisoare recomandată (poștă rusă). E-mailul are o caracteristică „Notificare primită” care vă trimite automat o confirmare a mesajului dvs.
Dacă nu există un răspuns la scrisoare, conform etichetei, puteți efectua un apel suplimentar pentru a clarifica situația cu corespondența.
Tipuri de corespondență comercială
Inițial, există două tipuri de corespondență de afaceri: internă și externă. Corespondența externă este corespondența trimisă către un terț destinatar, în timp ce corespondența internă este utilizată în limitele unei firme.
Scrisorile comerciale, în funcție de destinația lor, sunt împărțite în: aplicații, buletine informative, reclame, întrebări, recomandări, propuneri, mementouri, revendicări, invitații și altele.
Scrisoare - un mesaj conține informații de care destinatarul are nevoie pentru a îndeplini orice sarcini în cadrul unei cauze comune. Astfel de informații sunt relevante și importante atât pentru destinatar, cât și pentru expeditor.
Cerere - un tip de corespondență de afaceri care implică trimiterea unei cereri în scopul obținerii de informații sau servicii. De exemplu, o aplicație pentru participarea la un eveniment.
Cerere - o cerere scrisă pentru a obține informații de interes. Cererea poate fi formală și obligatorie.
O scrisoare de ofertă oferă de obicei cooperare sau servicii specifice și propuneri comerciale. De obicei, astfel de scrisori sunt trimise la mai multe adrese simultan; pot fi folosite corespondențe în masă.
Invitație - o scrisoare individuală de invitație la o întâlnire sau la un eveniment de gală. La proiectarea unei astfel de corespondențe, este permisă utilizarea unor formulare speciale sau a cărților poștale. Principalul lucru este să precizeze în mod clar numele evenimentului, adresa, ora și locul întâlnirii.
O scrisoare de reamintire este un mesaj despre îndeplinirea oricăror obligații: rambursarea datoriilor, furnizarea unui raport, un memento al unei ședințe și altele.
Dacă una dintre părți nu a îndeplinit condițiile contractuale sau a încălcat acordul, partea vătămată poate trimite o cerere. O caracteristică distinctivă a scrisorii - revendicări - este prezența unei descrieri detaliate a condițiilor încălcate, informații cu privire la evaluarea prejudiciului, cereri de despăgubire pentru pierderi sau eliminarea încălcării identificate. Adesea, această corespondență este completată de copii ale documentelor, fotografiilor și certificatelor de acceptare.
În scrisorile de recomandare, o parte terță sau o companie este evaluată și caracteristicile acestora sunt furnizate. Astfel de mesaje sunt de cele mai multe ori frecvente atunci când solicitați o nouă poziție.
Caracteristici ale e-mailului de afaceri
În zilele noastre, un procent mare din scrisorile de afaceri sunt trimise prin e-mail, astfel încât regulile etichetei de afaceri formulează și cerințe pentru desfășurarea comunicării electronice de afaceri.
Citiți cu atenție adresa expeditorului. Ar trebui să fiți avertizat prin mesaje cu adrese de căsuțe poștale similare: „cupercat” sau „mini-bikini”. Pe lângă spamul obișnuit, mesajele de la astfel de adrese pot conține viruși.
Păstrați întotdeauna subiectul scurt și la obiect.
Eticheta permite citarea mesajului original, astfel încât destinatarul să poată înțelege imediat ce este în joc.
Este permisă atașarea de materiale suplimentare în atașament.
Cunoașterea și aplicarea regulilor de etichetă în domeniul comunicării de afaceri îl ajută pe expeditor să câștige o bună reputație și să atragă noi parteneri.
