Secretarul organizează, distribuie și asigură activitățile șefului. În primul rând, este asistent în diferite probleme organizaționale. O astfel de muncă necesită trecerea rapidă de la un tip de lucru la altul.
Secretarul are o mulțime de responsabilități, dar acestea sunt unite de un obiectiv comun: să ofere managerului asistență maximă în munca sa și să economisească timp. Secretarul trebuie să lucreze cu documentația, telefonul, faxul, să primească și să distribuie apeluri, să comunice cu vizitatorii, să organizeze întâlniri, întâlniri, călătorii de afaceri pentru management.
Atribuțiile secretarului
Adesea în organizațiile mici, secretarului i se încredințează și funcțiile de grefier. Acestea includ întreținerea și gestionarea documentelor oficiale, pregătirea documentelor, organizarea traficului și activitățile cu acestea, contabilitatea și stocarea.
Dacă volumul nu este prea semnificativ, aceasta este responsabilitatea secretarului. Dacă volumele sunt foarte mari, se introduce poziția unui funcționar, ceea ce necesită educație specială. Activitatea principală a secretarului este lucrul cu echipamente de birou și documente. Sunt necesare precauție și precizie.
Cunoașterea limbilor străine devine punctul predominant. Când compilați un CV, este obligatoriu să indicați nivelul de competență în acestea.
Educația nu ar trebui să difere neapărat în specializarea specifică. Cu toate acestea, o condiție indispensabilă este esența sa, asociată cu capacitatea de a analiza date, de a găsi o abordare a oamenilor.
În calitățile personale, nu este de prisos să menționăm calmul, organizarea și sociabilitatea. Secretarul este fața companiei. Poziția este destul de responsabilă.
Responsabilitățile includ distribuirea de apeluri telefonice, întâlnirea cu vizitatorii. În general, este acceptat să se considere munca de secretariat ca etapa inițială a unei scări de carieră. Dar pentru o astfel de trambulină este necesar un nivel de educație destul de ridicat.
Apariția secretarului este cartea de vizită a companiei. Responsabilitățile pot fi limitate doar la servirea cafelei și preluarea apelurilor, dar este probabil să se extindă sub forma redactării documentelor critice și a organizării recreerii pentru conducere și familia sa.
Prin urmare, este important să indicați realizările în CV. Acest lucru este obligatoriu chiar dacă locul de muncă anterior era o poziție de curierat. Raportarea realizărilor oferă potențialului angajator înțelegerea faptului că solicitantul unui loc de muncă este bun în evaluarea muncii sale la locul de muncă și abilitatea de a evidenția punctele cheie ale experienței.
Succesele
Realizările sunt întotdeauna orientative, deoarece angajații proactivi și productivi sunt de interes pentru orice angajator. Cel mai bine este să indicați realizările cu ajutorul unor cifre sau fapte specifice.
Este suficient să menționăm câteva puncte cheie, dar cu adevărat semnificative și importante. Acest lucru vă va permite să evidențiați principalul lucru fără a supraîncărca secțiunea cu o cantitate imensă de informații. La enumerarea principalelor realizări, trebuie subliniat ce beneficiu sau beneficiu a primit compania.
De exemplu, indicând succesul, puteți încheia propoziția cu o frază conform căreia implementarea a redus costurile firmei cu un anumit număr de procente. Este important să vă descrieți corect realizările. Nu ar trebui să vă transformați CV-ul într-o aparență a fișei postului. Chiar dacă acest document este luat ca bază pentru descrierea experienței, este logic să verificați cu atenție toate formulările.
Uneori succesele sunt descrise la prima persoană. Această formulare este puțin în contradicție cu conceptul general de reluare. Mai bine să vă abțineți de la a le folosi. Mai convenabile și justificate sunt opțiunile „a fost implementată”, „strategia a fost implementată … care prevedea …” și așa mai departe.
Puteți face referire la oricare dintre cele mai semnificative succese din scrisoarea de intenție trimisă împreună cu CV-ul dvs. După citirea unui astfel de mesaj, angajatorul sau managerul vor dori cu siguranță să se familiarizeze cu documentul atașat.
Exemple și recomandări
Realizările lor pot fi chiar și în munca de rutină. Printre acestea se numără cele mai câștigătoare:
- trecerea cu succes a mai multor cecuri;
- accelerarea fluxului de documente la întreprindere prin introducerea și dezvoltarea unei baze de date electronice împreună cu departamentul de programare;
- organizarea unei tranziții de succes a unei mari companii de la versiunea 7.7 „1C: Enterprise” la 8.3;
- creșterea eficienței departamentului de planificare prin introducerea automatizării calculelor, care a asigurat o reducere de două ori a personalului economiștilor.
Este important să descriem ce s-a realizat de fapt. Succesul contabilului șef nu trebuie atribuit dacă responsabilitățile sale nu fac parte din funcțiile îndeplinite. Și, în unele cazuri, la schimbarea tipului de activitate, devine necesar să aducem victoriile mai aproape de noile sarcini de creștere a carierei.
Realizările profesionale demonstrează sarcinile și obiectivele realizate în cursul activităților. Ele pot fi o consecință a manifestării setului necesar de calități. Pentru un lider, asta înseamnă foarte mult.
Deci, printre opțiunile de succes pot apărea:
- coordonarea activității managerilor de top ai companiei;
- pregătirea contractelor, documentația necesară pentru semnare;
- primirea de apeluri cu distribuția lor;
- trimiterea, primirea și înregistrarea corespondenței;
- întâlnirea și coordonarea oaspeților;
- asistență și organizare de evenimente corporative;
- Suport pentru călătorii;
- sprijin administrativ al șefului;
- asigurarea a tot ce este necesar pentru funcționarea deplină;
- coordonarea activităților de curățenie și servicii de curierat;
- rezistență la stres și lipsă de conflict, abilități excelente de comunicare;
- aspect elegant plăcut;
- abilități în utilizarea echipamentelor de birou;
- capacitatea de a lucra cu informații confidențiale;
- posesie de PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook și alte programe de calculator pentru lucrul cu e-mail, „Consultant Plus”, Lotus la nivelul unui utilizator avansat.
Exemplele de CV de succes includ cele care identifică și îndeplinesc responsabilitățile. De asemenea, este logic să informați potențialul angajator cu privire la motivele pentru care angajarea oficială nu a avut loc anterior.
Semnificația indicării realizărilor
O variantă a indicării cu succes a calităților necesare în lumina cerințelor pentru solicitant poate fi următoarea:
- organizarea vieții de birou: comandă apă, cafea, papetărie, organizarea reparației echipamentelor de birou, curățenie;
- traducere de documentație, inclusiv tehnică;
- lucrați cu echipamente de birou;
- consilierea clienților cu privire la serviciile companiei;
- organizarea de întâlniri ale oaspeților VIP;
- oferind un mediu de lucru plăcut și confortabil.
Este logic să indicați motive reale ca motive pentru părăsirea locului de muncă anterior. De exemplu, munca fără înregistrare oficială, în baza unui contract civil de muncă. Documentul corespunzător trebuie atașat.
Sunt permise următoarele opțiuni: atunci când se analizează propuneri, orice motive obiective nu au condus la angajare;
- marea îndepărtare a locului de muncă viitor de la locul de reședință (este incomod să ajungeți acolo);
- neconcordanță cu îndatoririle menționate în anunț;
- condiții de plată opace;
- nerespectarea TC;
- recalificare, circumstanțe sabatice, familiale.
În lista abilităților și abilităților profesionale sunt indicate cele care contribuie la realizări. Acesta poate fi răspunsul la apeluri, înregistrarea acestora cu informarea managerului, întocmirea unui plan de lucru pentru șef, executarea sarcinilor, întocmirea notelor de service, lucrarea cu orice documente.
Este foarte bine să menționăm experiența emiterii de comenzi angajaților de la manager și monitorizarea executării acestora, găsirea contractorilor pentru sarcini individuale, furnizarea la locul de muncă a managerului a mijloacelor necesare sub formă de rechizite de birou, echipamente, facilitând examinarea promptă a cererilor și propuneri de la angajați, menținerea unei arhive de fișiere și documente, asigurarea siguranței acestora, transferul în arhivă, organizarea de călătorii de afaceri pentru șef, comenzi de bilete de avion și de cale ferată, rezervare de hoteluri.
Realizarea profesională într-un CV este o parte importantă a acestuia. Nu trebuie să îl neglijați niciodată atunci când scrieți singur un CV și sperați să faceți o impresie favorabilă angajatorului. Din experiența de lucru, își disting cu adevărat meritele, participarea la proiecte, implementarea oricăror sarcini, formare avansată. Orice realizări pot fi evidențiate în orice domeniu de activitate.
Nu fi timid să te complimentezi puțin. Acest lucru va face ca CV-ul să fie interesant pentru angajator. Apoi, invitația pentru un interviu nu vă va face să așteptați.
