La elaborarea ordinelor de personal, este necesar să se acorde o atenție deosebită semnificației lor juridice. Pentru a fi obligatorii din punct de vedere juridic, acestea trebuie să conțină o serie de detalii necesare, inclusiv indexul de înregistrare sau, cu alte cuvinte, numărul documentului. Regulile pentru înregistrarea comenzilor sunt determinate de documentul local al instituției, dar există și reguli generale.
Instrucțiuni
Pasul 1
Numărul de ordine al personalului este, de asemenea, numărul său de înregistrare (index). Numerotarea tuturor comenzilor (comenzilor) pentru personal ar trebui păstrată în timpul anului de birou separat pentru fiecare grup de documente administrative în formulare speciale de înregistrare.
Anul comercial coincide de obicei cu anul calendaristic (1 ianuarie - 31 decembrie). Dar există excepții, de exemplu, instituțiile de cultură, educație etc., în care anul de birou începe la 1 septembrie.
Pasul 2
Pentru început, diferențiați toate comenzile în grupuri separate. Împărțiți hârtia în funcție de termenul lor de valabilitate în documente de depozitare pe termen lung și documente de depozitare pe termen scurt.
În organizațiile mari cu un număr mare de angajați, pentru comoditate, selectați mai multe grupuri pe un subiect omogen în cadrul gamei de comenzi cu aceeași perioadă de stocare.
De exemplu, documentele pentru stocarea pe termen lung pot fi împărțite în grupuri: ordine de admitere, ordine de concediere, ordine de transfer. Și hârtiile de depozitare pe termen scurt pot fi diferențiate în serii: comenzi pentru vacanțe, comenzi pentru călătorii de afaceri.
În organizațiile cu un număr foarte mare de personal, uneori este necesar să se dezvolte denumiri de scrisori ale comenzilor pentru fiecare categorie de personal.
Pasul 3
În plus, înregistrați fiecare dintre aceste grupuri de comenzi pentru personal în forme speciale. Ca formular de înregistrare, puteți utiliza un jurnal, carduri de înregistrare și control sau un sistem electronic de gestionare a documentelor. Fiecare dintre aceste forme prezintă avantaje și dezavantaje.
Cardurile de înregistrare și control și dulapurile electronice, care se duplică de obicei, sunt mai convenabile pentru organizare și căutare. Jurnalele oferă mai multă securitate a informațiilor.
Formularele de înregistrare nu au un standard strict, dar conțin de obicei următoarele informații:
- data;
- numărul de ordine al comenzii;
- cine a semnat (funcție, prenume);
- un rezumat al comenzii;
- baza;
- interpret.
Pasul 4
Acum, pentru a număra comenzile după cadru, trebuie doar să vă uitați în jurnalul corespunzător și să atribuiți următorul index documentului.
