Un ordin este un document de mare importanță practică. Acesta indică unele acțiuni specifice: angajarea și concedierea unui angajat, măsuri disciplinare, necesitatea introducerii unei noi tehnologii și multe altele. Grefierul trebuie să asigure stocarea acestui tip de documente și capacitatea de a-l găsi rapid pe cel potrivit. Pentru aceasta, fiecărei comenzi i se atribuie un număr unic de identificare.
Necesar
- - Comenzi;
- - jurnal de bord;
- - instrucțiuni privind gestionarea înregistrărilor de personal;
- - 2 sau 3 foldere.
Instrucțiuni
Pasul 1
Formularul de înregistrare pentru comenzi nu este strict reglementat de lege. Există o instrucțiune standard publicată de Rosarkhiv la 27 noiembrie 2000, care prevede că numerotarea comenzilor de către personal și activitatea principală trebuie efectuată separat într-un an calendaristic. Dacă lucrați într-o firmă mică, unde secretara îndeplinește și activitatea unui funcționar, începeți 3 dosare și 3 jurnale de înregistrare.
Pasul 2
Elaborați instrucțiuni pentru munca de birou. Poate consta din doar câteva articole. Indicați ce comenzi ar trebui stocate timp de 5 ani și care dintre acestea - 75. Scrieți în ce matrice sunt împărțite comenzile pentru întreprinderea dvs. și cum ați decis să le desemnați. Comenzile pentru activitatea principală sunt de obicei numerotate cu un număr secvențial, iar comenzile personalului - cu un număr și o literă. De exemplu, numărul poate arăta ca „Comanda nr. 2-l / s” sau „Comanda nr. 2-k”. Gândiți-vă la diferite denumiri pentru documente cu termen de valabilitate diferit. De exemplu, pe termen scurt poate fi marcat ca personal, iar pe termen lung - ca personal.
Pasul 3
Împărțiți comenzile de către personal în 2 părți după termenul de valabilitate. Documentele privind acordarea de concediu de odihnă sau educațional, călătorie de afaceri pe termen scurt, stimulente și sancțiuni disciplinare sunt stocate timp de 5 ani. Depuneți ordine pentru angajare, transfer, concediere, călătorii de afaceri lungi și vacanțe lungi într-un alt dosar. Scrieți numele folderului și data de expirare pe copertele liantelor. Completați separat comenzile pentru activitatea principală
Pasul 4
În firmele mari, comenzile sunt emise de diferite servicii. Documentația pentru activitatea principală, de regulă, este păstrată de secretar, iar pentru personal - de către departamentul de personal. În consecință, fiecare are propriul folder și propriile sale cărți contabile. Este suficient ca un specialist în resurse umane să înceapă 2 cărți și 2 dosare, împărțind documentele în funcție de perioadele de păstrare. Cu toate acestea, cu un flux de documente foarte mare, fiecare folder este adesea împărțit în funcție de tipurile de comenzi. Dacă întreprinderea dvs. a adoptat un sistem de stocare separat, numerotați în continuare comenzile în ordine într-o matrice comună și înregistrați-le într-un jurnal.
Pasul 5
Comenzile pentru activitatea principală se pot aplica nu numai întregii companii, ci și diviziilor individuale. Elaborați codul pentru fiecare departament sau departament. Poate fi o literă sau un număr. Nu uitați că desemnarea comenzilor pentru activitatea principală ar trebui să difere de cea care este acceptată în gestionarea înregistrărilor de personal ale companiei dumneavoastră. În acest caz, numerotarea se încadrează în matricea generală a „activității principale”.
