Întâlnirea este un atribut tradițional al oricărui proces de management. Semnificația, natura, nivelul tehnic, durata acestei întâlniri de afaceri pot varia în funcție de obiectivele și condițiile specifice întâlnirii. În același timp, acest eveniment are două trăsături distinctive principale: la întâlnire se discută una sau alta problemă sau sarcină, iar rezultatul ar trebui să fie o anumită decizie. O întâlnire de succes necesită o organizare clară.
Instrucțiuni
Pasul 1
Înainte de a convoca o întâlnire și de a invita un anumit grup de participanți la aceasta, formulați scopul întâlnirii. Clarificați-vă singuri: cu ce decizie ar trebui să se încheie. Rezultatul poate fi aprobarea unui plan de lucru pentru o anumită perioadă, dezvoltarea unui proiect al unei comenzi efective, întocmirea unui program de rețea etc.
Pasul 2
Dacă o problemă este rezolvată la o întâlnire, scopul unei întâlniri de afaceri va necesita răspunsul la întrebările: de ce, de ce și cum. Există o regulă imuabilă: înainte de a fi de acord, trebuie să fiți de acord asupra a ceea ce va fi discutat. S-ar putea ca participanții la întâlniri autorizați să se gândească că problema declarată nu există. Întâlniri speciale - pentru generarea (dezvoltarea) ideilor. Ele pot lua forma așa-numitului „brainstorming”. Setarea pentru o astfel de procedură necesită una nestandardă, creativă.
Pasul 3
O etapă importantă în pregătirea ședinței este formularea agendei. O întâlnire poate fi inutilă și neproductivă dacă componentele sale informaționale și problematice nu funcționează. Prin urmare, gândiți-vă clar la stabilirea subiectului conversației. Comparați: „Întrebarea creșterii vânzărilor produsului A în rețeaua de vânzare cu amănuntul” și „Acordarea acțiunilor de creștere a vânzărilor produsului A în rețeaua de vânzare cu amănuntul”. În primul caz, discuția se poate transforma în rapoarte banale, în al doilea - în soluționarea problemelor dureroase.
Pasul 4
Locația întâlnirii este, de asemenea, importantă. Există o observație psihologică corectă: dacă discuția se ține în biroul unui lider, viziunea sa de a rezolva o anumită problemă poate fi în mod evident dominantă și mai preferabilă. Orice altă cameră (sală de conferințe, cameră spațioasă) poate fi cea mai bună opțiune. Amintiți-vă: zona de comunicare confortabilă este la aproximativ un metru distanță. Ori de câte ori este posibil, rețineți acest lucru atunci când vă așezați scaunele. Mesele rotunde sau ovale sunt bune pentru întâlniri. O retragere poate fi chiar mai potrivită în situații specifice, dar este o opțiune foarte costisitoare.
Pasul 5
Planificați-vă timpul de întâlnire cu grijă. Este irațional să îl desemnați înainte de pauza de prânz sau la sfârșitul zilei de lucru. De preferat sunt orele de dimineață. Dacă intenționați o întâlnire lungă, faceți pauze sau pauze de cafea (5-10 minute la fiecare oră). Dacă trebuie să organizați o întâlnire informativă, este posibilă o opțiune fără o întâlnire clasică, adică fără scaune.
Pasul 6
Disciplinează angajații organizației și devine parte a culturii corporative un program clar al întâlnirilor: se recomandă organizarea acestora într-o zi obișnuită a săptămânii și la o anumită oră (de exemplu, vineri dimineața).
Pasul 7
Întâlnirile serioase necesită adesea claritate: demonstrarea tabelelor, diagramelor, prezentarea materialelor video. Este de dorit să aveți o tablă albă, flip chart, ecran pentru aceste nevoi.
