Planificatorii, întâlnirile și întâlnirile fac parte integrantă din fluxul de lucru. Sarcina lor principală este de a analiza colectiv orice situație de serviciu. Participanții la întâlnirile de lucru pot și trebuie să vorbească activ, să discute detalii și să propună soluții la probleme. Pentru ca o întâlnire să fie eficientă, gazda trebuie să respecte anumite reguli.
Necesar
- - agendă;
- - regulile ședinței;
- - protocolul întâlnirii.
Instrucțiuni
Pasul 1
Aflați semnele cheie ale unei întâlniri eficiente. Există puține dintre ele: 1. Reuniunea are un scop specific; 2. Organizatorul a făcut toate lucrările pregătitoare necesare; 3. La întâlnire participă doar angajații interesați care au legătură directă cu problemele discutate; 4. Discuția nu se abate de la subiectul principal; 5. Ca rezultat al ședinței, au fost stabilite planuri imediate și s-au dat instrucțiuni specifice angajaților. Toate aceste probleme ar trebui să fie supravegheate personal de către manager, mai ales dacă organizația nu a format încă un mecanism pentru organizarea de ședințe eficiente.
Pasul 2
Formulați subiectul principal al întâlnirii. Ar trebui să fie relevant și de înțeles pentru angajați. Este foarte important ca întâlnirea de lucru să aibă un scop specific: elaborarea unui plan de evenimente, aprobarea unei decizii, prezentarea unei idei etc. De exemplu, nu ar trebui să vorbiți despre criza economică globală dacă agenția dvs. publicitară a avut mai puțini clienți. În acest caz, întâlnirea ar trebui să fie dedicată extinderii gamei de servicii și schimbării sistemului de reduceri.
Pasul 3
Pregătiți o agendă de întâlnire detaliată. În acesta, indicați subiectul principal, întrebările care urmează să fie discutate, numele vorbitorilor, compoziția invitaților, data, ora și locul evenimentului. Fiecare punct de pe ordinea de zi ar trebui să detalieze subiectul principal al ședinței, să reflecte un aspect al acesteia. Întrebările pot fi grupate fie în conformitate cu principiul „de la simplu la complex”, fie într-o ordine analitică - „situația actuală - originile sale - soluții posibile”.
Pasul 4
Atașați cronologia întâlnirii la agendă. În acesta, setați ora pentru vorbitorii principali, pentru informații de la co-vorbitori, pentru clarificarea întrebărilor și pentru discuții. Elaborați orare chiar și pentru întâlnirile de serviciu mici. Acest lucru vă va învăța pe dumneavoastră și angajații dvs. să prețuiți timpul de lucru, să respectați termenele limită și să exprimați gândurile în mod clar și la obiect.
Pasul 5
Familiarizați angajații cu agenda în avans. Trimiteți-l prin e-mail corporativ sau distribuiți tuturor celor pe care îi invitați la întâlnire. Cereți tuturor să se pregătească pentru discuție. Subliniați ceea ce vă așteptați de la fiecare participant la propunere în competența lor.
Pasul 6
Începeți întâlnirea cu propria dvs. scurtă discuție. În termen de 3-5 minute, spuneți motivul care v-a determinat să organizați această întâlnire și rezultatul pe care doriți să îl obțineți. Apoi familiarizați participanții cu agenda și programul de lucru.
Pasul 7
Conduceți discuția. Mențineți o discuție prietenoasă, dar constructivă. Încurajați fiecare participant la întâlnire să își exprime opinia, contactați „tăcutul” cu întrebări personale care necesită un răspuns detaliat. Cu tact, dar ferm, încearcă să abată conversația de la problema principală. Rezumați subtotaluri pentru fiecare întrebare.
Pasul 8
La sfârșitul ședinței, exprimați încă o dată deciziile și instrucțiunile date angajaților. Asigurați-vă că toți participanții își înțeleg sarcinile și își amintesc termenele limită. Înregistrați puncte importante în protocol. Trimiteți o copie a acestuia specialiștilor responsabili cu executarea comenzilor, precum și angajaților implicați în implementarea deciziilor luate.
