Deciziile importante luate la o ședință, ședință sau ședință ar trebui să fie consemnate în procesul-verbal, astfel încât să poată fi luate pentru executare. Pentru a face acest lucru, este în primul rând necesar să întocmim corect protocolul, acordând o atenție deosebită atât formei, cât și conținutului documentului. În ciuda lipsei unei singure forme, există unele particularități aici.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pregătiți coli A4 de hârtie sau antet de companie (pentru documente interne). Acest lucru vă va scuti de la introducerea manuală a detaliilor complete (numele organizației, adresa etc.). În centrul de sus al foii, scrieți imediat numele „Proces-verbal”, iar dedesubt, cu caractere mai mici, descrieți pe scurt esența - subiectul principal al întâlnirii. Indicați data și locația evenimentului. Acum începeți să completați partea introductivă obligatorie, care se referă la listarea participanților la întâlnire care sunt implicați direct în luarea deciziilor generale.
Pasul 2
La început, scrieți numele, prenumele, patronimicul și funcția liderului (președintele ședinței). În același format, denumiți detaliile secretarului care ia procesul verbal al ședinței. Mai mult, în secțiunea „Participat”, enumerați toți cei care au participat la ședință (numele complet, funcția). În cazul unui număr mare de participanți, a căror listă nu se va potrivi pe pagină, indicați numărul total al acestora, atașând lista completă într-un document separat. Nu uitați să faceți un link către acesta la sfârșitul protocolului în secțiunea „Anexă”. Plasați secțiunea „Agendă” ca următorul bloc din minute. Aici, într-o listă numerotată, enumerați toate problemele acestei întâlniri.
Pasul 3
Completați conținutul protocolului în strictă conformitate cu ordinea specificată în agendă. Fiecare dintre paragrafe ar trebui să conțină trei secțiuni. În prima dintre acestea („Ascultat”), dați textele rapoartelor și asigurați-vă că indicați numele și inițialele, precum și pozițiile vorbitorilor. În secțiunea „Vorbitori”, într-un format similar, indicați ceilalți participanți la întâlnire care au luat cuvântul în timpul discuției. În secțiunea următoare intitulată „Decis”, enumerați deciziile care au fost luate în timpul ședinței, indicați numărul de voturi exprimate „împotrivă”, „pentru” sau „abținut”. Apoi, plasați semnăturile președintelui șia secretarului.
