Ordinul se referă la documente administrative, este emis de șeful organizației, acționând pe baza unui management unic și este obligatoriu pentru punerea în aplicare. Acest document trebuie publicat numai atunci când este necesar, conține instrucțiuni specifice pentru anumite persoane sau întreaga echipă, nu ar trebui să fie înfundat cu informații inutile și inutile.
Primul grup de comenzi ar trebui să includă documente organizaționale și de gestionare. Acestea sunt emise în cazurile în care compania trebuie să stabilească ordinea (structura) conducerii, personalul, să facă modificări în tabelul de personal, să rezolve problemele de reorganizare (crearea sau lichidarea diviziilor structurale) etc. Ordinele organizatorice sunt emise pentru companie antet, în formă liberă. Acestea sunt înregistrate și păstrate de secretar sau de persoana responsabilă de păstrarea înregistrărilor la întreprindere. Perioada de stocare pentru astfel de comenzi este nelimitată.
Al doilea grup include ordine operaționale pentru activități administrative și economice. Cu ajutorul lor, problemele activității curente a întreprinderii, echipamentele tehnice, aprovizionarea sunt rezolvate. Acestea sunt emise pe baza rezultatelor muncii pentru o anumită perioadă de timp, pe baza rezultatelor inspecțiilor, auditurilor etc. Procedura pentru emiterea și înregistrarea unor astfel de comenzi este similară cu grupul anterior, dar perioada de depozitare a acestora este de 5 ani. După expirarea perioadei specificate, acestea sunt distruse în modul prescris.
Următorul grup este ordinele pentru personal. Acestea sunt întocmite, înregistrate și stocate în departamentul de gestionare a personalului. Conform termenilor, comenzile se disting pentru stocarea pe termen lung (75 de ani) și pe termen scurt (mai puțin de 10 ani).
Primele includ ordinele de admitere, concediere, transfer temporar permanent și pe termen lung, schimbarea numelui de familie, atribuirea calificărilor, titluri, diplome, călătorii de afaceri lungi etc. Aceste ordine sunt înregistrate într-un jurnal separat, au litera „l / s "sau" k ". La sfârșitul anului, ele, de regulă, sunt numerotate, cusute împreună cu jurnalul de bord și predate arhivei. La al doilea - comenzi pentru acordarea de vacanțe, călătorii de afaceri pe termen scurt, transferuri și înlocuiri temporare, stagii etc. Aceste comenzi sunt stocate timp de 5 ani, după care sunt distruse odată cu întocmirea unui act.
Majoritatea comenzilor pentru personal sunt redactate pe formulare standardizate. De exemplu, la aplicarea unui loc de muncă, se folosește un formular T-1, la transferul - T-5, la trimiterea lucrătorilor într-o călătorie de afaceri - T-9…. Dacă formularul solicitat nu se află printre formularele unificate (de exemplu, pentru o comandă de actualizare a categoriei de calificare), companiei i se permite să își dezvolte propriul formular.
