Documentația contabilă principală a întreprinderii conține informații despre toate tranzacțiile comerciale, mișcarea banilor, calculul și plata salariilor și plata impozitelor. Pe baza acestor documente, se păstrează evidențe, prin urmare, pierderea chiar a unui document denaturează situațiile financiare și constituie o încălcare legală. Conform art. 17 din Legea „Cu privire la contabilitate”, întreprinderile trebuie să asigure în mod independent siguranța documentelor contabile.
Instrucțiuni
Pasul 1
Legea definește perioada de stocare pentru documentele contabile primare la 5 ani, în timp ce Codul fiscal al Federației Ruse limitează perioada de stocare la 4 ani. Pentru a evita sancțiunile prevăzute de Codul infracțiunilor administrative (art. 15.11), ar trebui să respectați în continuare perioadele mai lungi prevăzute de lege. În plus, există o listă aprobată prin ordinul Rosarkhiv din 6 octombrie 2000. Conform acestuia, perioada de depozitare ar trebui să fie determinată în conformitate cu tipul fiecărui document specific.
Pasul 2
Stabiliți prin comandă perioadele de stocare pentru documentația contabilă primară, ținând seama de prevederile legii și reglementările stabilite de listă. În comandă, precizați din ce moment trebuie calculată perioada de depozitare. În general, începutul perioadei de depozitare a documentelor este 1 ianuarie a anului următor anului în care documentul a fost completat cu lucrări de birou. Pentru cartea de cumpărare și cartea de vânzări, setați începutul perioadei de depozitare de la data ultimei intrări (clauzele 15 și 27 din Regulament, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 Nr. 914).
Pasul 3
Alocați o cameră separată pentru documentele contabile, care trebuie să fie echipată cu dulapuri ignifuge și seifuri speciale. Seifurile sunt destinate stocării unor forme de raportare strictă, în plus, pot stoca acele hârtii și documente care au eticheta „Secret comercial”. Stabiliți prin comandă procedura de acces la aceste seifuri, persoanele responsabile autorizate de contabilul șef, precum și procedura de emitere a documentației primare din depozitare.
Pasul 4
În cazul în care întreprinderea este suficient de mare și există o mulțime de documente, organizați o arhivă specială. Ar trebui utilizat pentru a transfera hârtii destinate depozitării permanente (veșnice) și pe termen lung (peste 10 ani). Stocați toate celelalte documente contabile cu o perioadă de depozitare de până la 10 ani într-o cameră specială până când sunt distruse.
