Înregistrarea documentelor pentru depunerea la arhivă se efectuează după sfârșitul anului. Astfel, documentele sunt pregătite pentru stocare în legătură cu regulile stabilite. În funcție de timpul de stocare, precum și de valoarea documentelor, cazurile sunt completate integral sau conform unui sistem simplificat.
Instrucțiuni
Pasul 1
Faceți o listă a cazurilor pentru documentele de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv). Verificați corectitudinea formării carcasei (dacă există documente cu o perioadă de depozitare permanentă). Lăsați carcasele în dosare, acestea ar trebui sistematizate în funcție de nomenclatura cazurilor și nu trebuie să fie numerotate. Cazurile sunt predate arhivei în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.
Pasul 2
Pentru cazurile de depozitare pe termen lung (peste 10 ani), se efectuează următoarele:
1. Legarea carcasei (căptușită într-un dosar dur sau capac cu fir puternic în patru găuri sau poate fi legată).
2. Numerotarea foilor (efectuată cu un creion negru de grafit în colțul din dreapta sus, fără a atinge textul documentului).
3. Întocmirea unei inscripții de certificare (indicați câte foi sunt orlate, dacă există daune, semn și dată).
4. Întocmirea unui inventar intern al documentelor (pentru cazuri cu documente deosebit de valoroase, cazuri personale, judiciare și de anchetă etc.). La sfârșitul inventarului, indicați numărul de documente din caz și numărul de foi de inventar.
5. Înregistrarea tuturor detaliilor copertei cauzei (numele instituției, unitatea structurală, indexul clerical al cauzei, titlul cauzei, termenul de valabilitate al cauzei.
Pasul 3
Realizați un inventar pentru documentele de stocare permanentă sau pe termen lung. Ar trebui să includă numărul cazului individual, precum și să prezinte conținutul și compoziția acestuia în antetul cazului. Inventarul trebuie să indice și perioada de depozitare a carcasei. Indicați numărul cazurilor și numărul primului și ultimului caz, semn și dată. Se întocmește un inventar separat pentru cazurile de personal.
Pasul 4
Trimiteți fișierele pregătite în arhivă. Grefierul de arhivă în prezența dumneavoastră va verifica numărul de cazuri în conformitate cu nomenclatura sau inventarul, va face o inscripție de confirmare, va marca numărul cazurilor lipsă, va stabili data acceptării și transferului cazurilor. Inventarul este confirmat de semnăturile persoanelor care au efectuat transferul și acceptarea cazurilor.
