Indiferent de tipul de activitate în care este angajată organizația, pe parcursul vieții sale, ea creează volume semnificative de documentație care trebuie păstrate. Cu cât compania este mai mare și cu cât domeniul activităților sale este mai extins, cu atât este mai mare volumul de documente acumulate. Firește, mai devreme sau mai târziu se pune problema sortării și distrugerii documentației irelevante. Rămâne să se determine ce poate fi distrus și ce mai trebuie păstrat.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a sistematiza documentația, pentru fiecare document primit pentru stocare, este necesar să se determine perioada de stocare, după care documentul poate fi distrus fără riscuri pentru organizație.
Utilizați lista aprobată de documente pentru care perioada de stocare este stabilită de Rosarchiv. Documentul principal care ar trebui să fie ghidat de sistematizarea acestui tip de documentație este „Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, care indică timpul de stocare” (aprobată de Rosarchiv la 10.10.2000)
Pasul 2
De asemenea, studiați listele de verificare departamentale la care va trebui să recurgeți dacă organizația dvs. se încadrează în calificările departamentale (de exemplu, există liste de verificare pentru departamentele militare, departamentele bancare etc.). Pentru cele mai frecvente tipuri de organizații, s-au format și liste de documentație (de exemplu, pentru societățile pe acțiuni).
Pasul 3
Un număr de documente pot fi stocate în conformitate cu specificul lor, de exemplu, documentația fiscală trebuie păstrată pentru o perioadă de cel puțin 4 ani, iar situațiile financiare - cel puțin 5 ani.
Pasul 4
Utilizarea listelor este cel mai convenabil mod de organizare a documentelor, deoarece există o perioadă clară de păstrare pentru fiecare tip de documentație. Cu toate acestea, nu toate documentele pot fi clasificate în liste. Pentru unele documente, perioada de stocare ar trebui stabilită chiar de organizație.
În acest scop, organizația, printr-o comandă adecvată, creează o comisie de experți, care examinează în mod regulat valoarea documentelor, determinând perioadele de stocare și distrugând documentele pentru care perioada de stocare a expirat sau nu este necesară. Este important ca comisia să includă persoane care sunt capabile să calculeze relevanța documentului și riscurile probabile ale pierderii acestuia.
