Există un astfel de concept de „obiceiuri comerciale”. Conform acestei definiții încăpătoare - toate tradițiile adoptate în mediul relațiilor oficiale de afaceri. Corespondența oficială rămâne unul dintre principalele mecanisme ale interacțiunii comerciale. Oficialii, oamenii de afaceri și organizațiile publice comunică prin mesaje pregătite conform regulilor generale.
Motiv pentru a scrie
Indiferent cât de plictisitoare și nesemnificativă ar putea părea etapa pregătitoare a întocmirii unei contestații oficiale, aceasta nu poate fi neglijată. Motivul pregătirii documentului ar trebui să fie clar formulat.
Înainte de a compune o scrisoare oficială, este important să se determine cu exactitate destinatarul. După stabilirea obiectului mesajului, este necesar să se verifice dacă această problemă intră în sfera de competență a destinatarului. Dacă aveți dubii, este mai bine să examinați problema competenței în reglementări și în alte documente normative ale organizației.
Tip de solicitare
După ce subiectul și destinatarul au fost stabiliți, ar trebui să vă gândiți la tipul de contestație.
Dacă este necesar, trebuie scrisă o scrisoare oficială:
- Informează destinatarul. Cel mai adesea, buletinele informative sunt trimise de la destinatari de nivel inferior către destinatari de nivel superior;
- Contactați destinatarul cu un test, care implică acțiuni suplimentare din partea sa. Deci, ei se îndreaptă fie către o persoană superioară, fie către o poziție egală;
- Dați o sarcină. Acest tip de adresă este potrivit numai pentru adresarea unei subordonate.
Persoanele care contactează autoritățile, întreprinderile sau alte structuri folosesc cel mai adesea formularul cerere-cerere.
Forma de apel oficial
Condițiile dure ale interacțiunii oficiale-comerciale fac ca forma apelurilor să nu fie mai mică decât conținutul. Pentru ca scrisoarea să ajungă la destinatar și să nu se piardă în labirintele biroului, aceasta trebuie întocmită conform tuturor regulilor.
Organizațiile întocmesc scrisori pe antet oficial, atribuie un număr de ieșire și indică data. Pentru a clarifica prompt problemele de apel, este important să indicați numele complet și informațiile de contact ale contractantului. Acestea apar pe ultima foaie a scrisorii din subsol.
Persoanele fizice întocmesc cereri pe coli A4 necompletate, în formă dactilografiată și, în cazuri rare, în formă scrisă de mână.
Pentru organizații, numai poziția și numele destinatarului sunt indicate în antetul recursului, adică informațiile despre autorul contestației și datele de contact sunt date pe formularul oficial. Persoanele fizice vor trebui să completeze antetul cu propriile date, inclusiv un număr de telefon de contact și o adresă la care trebuie trimis un răspuns.
În stânga sunt indicate detaliile scrisorii, iar sub formularea subiectului recursului: „Despre recompensare”, „Despre furnizarea de informații”, „Despre o întâlnire personală” etc.
Stilul apelului oficial
Stilul oficial de afaceri este folosit pentru a compune scrisori oficiale. Principiile principale ale acestui stil sunt consistența, lipsa de ambiguitate și claritatea prezentării. În corespondența de afaceri, formulările colocviale, utilizarea limbilor vernaculare, ca să nu mai vorbim de jurămintele și jurămintele, sunt inacceptabile. Chiar și cele mai deranjante evenimente din corespondența oficială ar trebui prezentate pe un ton neutru, fără nicio culoare emoțională.
Este o bună practică să urmați o structură clară și logică a propozițiilor și paragrafelor. Acest lucru simplifică foarte mult percepția informațiilor de către cititor.
Structura recursului oficial
O scrisoare oficială începe cu un apel: „”. Acesta este urmat de un preambul, în care ar trebui să răspundem la întrebarea: „De ce este scrisă apelul, în numele cui și din ce motiv”. Ar putea arăta astfel:
«».
«».
Urmând de la general la particular, este introdusă o parte explicativă, care reflectă specificul. Dacă se scrie o plângere - esența cronologică a conflictului. În scrisorile de invitație, partea explicativă conține informații despre locul, data și ora evenimentului, organizatorii acestuia și forma de participare a destinatarului.
Orice apel oficial se încheie cu o listare directă a cererii. De exemplu: ", ", " etc.
