Unele companii au documentație de zeci de ani. Pentru a preveni ridurile sau pierderea hârtiei importante, acestea trebuie să fie depuse în dosare din carton dur sau plastic. Acordați fiecărui contract un număr separat pentru identificare.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a facilita găsirea contractului dorit, păstrați o carte a evidențelor. Dați documentului un număr și introduceți-l în acest jurnal. Pe lângă număr, introduceți data contractului. Intrarea în jurnal ar trebui să arate astfel: 1. Contractul nr. 123TP din 22.02.2011. În note, puteți indica esența contractului, atunci când este cerut de stilul corporativ de documentare.
Pasul 2
Dacă există mai multe persoane juridice în companie, creați o carte separată a contractelor pentru fiecare. Utilizați simboluri convenționale în notația dvs. De exemplu, scrieți contractele lui Masha și Bears OJSC ca 123MM. Și marcați valorile mobiliare de la ZAO „Three Little Pigs” cu 123TP. Alocați numerele pentru a evita confuzia.
Pasul 3
Când acordul a trecut toate aprobările, semnate de directorii generali ai ambelor părți, au fost puse sigilii, acesta poate fi depus într-un dosar. Alegeți dosarele cu o copertă dură - acestea vor asigura siguranța documentelor. Fiecare persoană juridică are nevoie de propriul folder.
Pasul 4
Înaintea foilor. Luați un pumn și găuriți noi. Așezați documentul într-un folder și asigurați-l cu antene speciale. Separați un contract de altul cu o foaie A4 goală.
Pasul 5
De asemenea, puteți depune contracte în alt mod. Acest lucru va necesita fișiere transparente. Plasați fiecare document într-un fișier separat și fixați-l într-un folder.
Pasul 6
Nu stocați prea multe contracte într-un singur dosar - acestea se pot încreți. Dosarul ar trebui să fie ușor de închis, fișele individuale nu ar trebui să iasă.
Pasul 7
Pentru depozitarea dosarelor cu contracte, aveți un raft separat în dulap. În dosar, scrieți anul și persoana juridică care deține documentele. Acest lucru vă va permite să găsiți rapid documentele potrivite, dacă este necesar.
Pasul 8
Nu este necesar să păstrați în orice moment dosare cu contracte de acum trei ani. Aranjați-le în cutii de carton, semnând anul și persoana juridică pentru care sunt emise documentele. Trimiteți cutiile la depozit. Alegeți un loc uscat pentru depozitare. Umiditatea dăunează hârtiei.
