O scrisoare de afaceri este utilizată în companii atunci când comunicăm cu parteneri, furnizori, angajați, clienți. Acest document joacă un rol important în crearea unei imagini pozitive a companiei. Prin urmare, este necesar să compuneți o scrisoare de afaceri corect, competent, clar, precum și simplu și ușor. Ar trebui să fie informativ și să urmărească obiectivul pe care organizația trebuie să îl atingă de la destinatar. Pentru a înțelege ce este o scrisoare de afaceri, trebuie să aruncați o privire mai atentă asupra structurii sale.
În colțul din dreapta al scrisorii dvs. de afaceri, puneți sigla companiei. În cazul în care compania nu o are, scrieți numele organizației, precum și adresa legală și detaliile obligatorii, care, de regulă, sunt conținute pe ștampilă. Acestea sunt TIN, KPP, cont curent, cont corespondent, BIK și alte informații despre cont și banca în care este deschis.
După sigla și ștampila companiei, introduceți datele personale ale destinatarului dacă scrisoarea de afaceri este trimisă unei anumite persoane. Când documentul este adresat companiei, scrieți numele, adresa locației.
În mijlocul foii ar trebui să scrieți un apel către destinatar. Dacă scrisoarea se adresează unei anumite persoane, scrieți, de exemplu, astfel: „Dragă Petr Efremovich!” Când o scrisoare este trimisă unei companii, este posibilă următoarea opțiune: „Dragi parteneri!” Vă rugăm să rețineți că atunci când vă adresați destinatarului, cuvintele nu pot fi scurtate. Dacă scrisoarea este personală, o puteți scrie astfel: „Dragă Iuri Albertovici!”
În corpul unei scrisori de afaceri, mai întâi scrieți evenimentele care au declanșat o anumită situație. Apoi, indicați scopul scrisorii. Luați în considerare această parte a documentului cu atenție. În mod clar, concis, într-un limbaj accesibil, scrieți o reclamație, invitație, cerere, ofertă, răspuns, felicitare, cerere sau alt scop care v-a determinat să scrieți scrisoarea.
Apoi rezumați scrisoarea de afaceri, adică scrieți rezultatul pe care doriți să îl primiți de la destinatar. Dacă, de exemplu, vă invitați partenerul la o prezentare a mărfurilor, atunci ar trebui să indicați următoarele: „Sperăm să vizitați expoziția, alegeți produsul potrivit”.
În unele cazuri, documentele sunt atașate la scrisoarea de afaceri. Dacă invitați, de exemplu, partenerul dvs. la o expoziție, asigurați-vă că îi prezentați destinatarului o invitație la acest eveniment.
Completați corect scrisoarea dvs. de afaceri. În general, este acceptat că trebuie să scrieți cuvintele: „Cu stimă …”, apoi să indicați datele personale și contactele persoanei în numele căreia a fost întocmit documentul.
