Unitatea de interacțiune cu mass-media nu este întotdeauna inclusă inițial în structura organizațională a organizației. Disponibilitatea de a lucra în spațiul media vine odată cu dezvoltarea organizației. În astfel de cazuri, secretarul de presă angajat trebuie să organizeze serviciul de presă de la zero și să stabilească munca sa sistematică.
Dacă organizația nu a mai lucrat niciodată în domeniul mass-media, curatorul nou angajat al serviciului de presă trebuie să urmeze o pregătire serioasă în următoarele domenii:
- selectarea difuzoarelor cheie;
- stabilirea de lucrări cu unități structurale pentru a furniza informații adecvate publicării în mass-media;
- echipamentele tehnice ale serviciului de presă și primul plan media
De la management la mass-media
Fiecare dintre punctele desemnate poate necesita o cantitate semnificativă de timp pentru a pune în aplicare pe deplin. Cu toate acestea, dacă vorbim despre priorități, atunci principalul lucru ar trebui să fie căutarea vorbitorilor cheie ai organizației. Pentru a atrage mass-media și a le face să vadă nu numai un agent de publicitate din organizație, ci și un informator, va fi necesar să lucrați cu liderii organizației. Printre aceștia - directorul general, biroul deputaților, șefii de departamente și departamentele din zone. Acești oameni ar trebui să înțeleagă în mod clar nevoia de a comunica cu mass-media, să înțeleagă importanța fiecărui comentariu și munca sistematică în acest domeniu în general.
Adesea, chiar și cel mai interesat de activitatea media, vorbitorul se simte incomod și jenat atunci când comunică cu jurnaliștii. Eliminarea acestor bariere este sarcina curatorului serviciului de presă. Acest lucru se poate face demonstrând un dosar de presă cu exemple de cele mai bune apariții publice ale unor personalități media deja cunoscute.
Informatori interni
În plus față de conducere, toți șefii de departamente și departamente ar trebui să fie informați cu privire la obiectivele media și obiectivele companiei. Este mai bine să faceți acest lucru în timpul următoarei întâlniri, în timpul căreia conducerea ar trebui să stabilească sarcina de a furniza informații complete serviciului de presă. Toți membrii echipei ar trebui să înțeleagă că această responsabilitate nu este un capriciu al secretarului de presă, ci o nouă sarcină strategică a managementului.
Pentru a stabili o interacțiune productivă cu departamentele, este necesar, fără a aștepta furnizarea informațiilor, să încercați să vă scufundați în munca lor din interior. Rapoartele trimestriale ale departamentelor, comunicarea cu conducerea și direct executanții vor ajuta în acest sens. A fi prieten cu toată lumea și a fi deschis la informații noi este una dintre cheile pentru o muncă eficientă a serviciului de presă.
În procesul de lucru cu anumite segmente ale companiei, poate fi dificil să furnizați informații în mod continuu. Adesea, acest lucru se datorează angajării specialiștilor din departamente pe linia de lucru directă. Este improductiv să ascunzi resentimentele pe care colegii le consideră sarcinile informaționale ale companiei sub responsabilitățile principale. Prin urmare, merită ridicată problema creării unor reglementări interne pentru transmiterea informațiilor cu o anumită frecvență. Și pentru ca relațiile corporative interne să nu sufere de acest lucru, secretarul de presă ar trebui să contacteze direct conducerea departamentului cu o cerere de a oferi acces direct la informații pentru prelucrarea acestora, pentru a nu suprasolicita angajații departamentului cu munca. De obicei, directorii salută aceste inițiative.
Primul pas către publicitate
După terminarea pregătirii interne, începe etapa de atingere a nivelului public. Acest lucru va necesita studiul mass-media, care pot deveni potențial platforme media pentru publicarea informațiilor despre companie. În funcție de obiectivele strategice, secretarul de presă nu ar trebui să se limiteze la publicații specializate. Printre potențialii parteneri de informații, se pot include în siguranță agenții de știri de la nivel local, regional și federal, televiziune, radio etc.
Nu subestimați platformele care, deși nu au statutul de mass-media, depășesc adesea colegii lor de informații în eficiență. Acestea sunt bloggeri, grupuri și comunități de pe rețelele sociale, site-uri de informații etc.
Nu va fi de prisos să ne gândim la activitatea companiei pe rețelele de socializare fără intermediari. Nimeni nu poate face față acestei sarcini mai bine decât un centru de presă, care cunoaște activitatea companiei din interior și din exterior.
În paralel cu lucrările pregătitoare, secretarul de presă va trebui să întocmească o listă a mijloacelor tehnice necesare lucrării. În plus față de setul standard de articole de birou, acesta este un aparat de fotografiat, un înregistrator de voce, hard disk-uri pentru stocarea materialelor.
Primul plan media - strategia de publicare a companiei pentru viitorul apropiat - ar trebui să fie elaborat cu așteptarea ca mass-media să se ferească de informațiile provenite de la o sursă necunoscută anterior. Acest lucru poate explica la început un număr mare de publicații pe bază comercială. Detaliile finale trebuie convenite cu conducerea superioară.
