Munca oricărei întreprinderi este imposibilă fără angajați. De regulă, pentru a simplifica contabilitatea mișcărilor de personal, unii angajatori folosesc așa-numitele dosare personale în cursul activităților lor comerciale. În general, conceptul de „fișier personal” înseamnă un fel de arhivă care conține toate datele personale despre un angajat care lucrează. Utilizarea unui astfel de sistem de contabilitate nu este necesară pentru persoanele juridice, dar pentru instituțiile de stat, dosarele personale sunt un element obligatoriu.
Instrucțiuni
Pasul 1
De regulă, atunci când solicită un loc de muncă, un angajat scrie o cerere de angajare. Dvs., acceptând să-l acceptați pentru funcție, întocmiți o comandă (comandă) pentru acceptare. Apoi, faceți copii ale tuturor documentelor, de exemplu, dintr-un pașaport, dintr-un certificat de căsătorie etc.
Pasul 2
În acest moment, alcătuiți un fișier personal. Vă rugăm să rețineți că trebuie create dosare separate pentru fiecare angajat. Faceți copii ale tuturor comenzilor, cum ar fi o comandă de muncă. De asemenea, veți avea nevoie de copii din cartea de lucru, documentul educațional, adică toate copiile documentelor pe care le aveți la dispoziție pentru angajat.
Pasul 3
După ce s-au făcut toate copiile, înregistrați-le. Vă rugăm să rețineți că acest caz va crește pe măsură ce lucrați. Adică, dacă sunt emise ordine împotriva acestui angajat, de exemplu, un ordin de promovare, un ordin de numire a unei persoane responsabile, un ordin de acordare a concediului etc., atunci va trebui să faceți copii ale acestora și să le depuneți la fișierul dvs. personal în ordine cronologică … Acest lucru se aplică tuturor documentelor HR legate de angajat.
Pasul 4
Realizați un inventar intern, astfel încât să vă puteți familiariza cu ușurință cu conținutul cazului. De asemenea, este completat în ordine cronologică. Toate documentele din inventar trebuie să aibă un număr de serie, data compilării, titlul, numărul de foi și, eventual, un fel de notă.
Pasul 5
Dosarele personale ale angajaților trebuie păstrate de o persoană responsabilă numită prin ordin al șefului. Corecțiile sunt permise numai de mâna acestei persoane responsabile, iar informațiile pot fi vizualizate numai în prezența acestei persoane.
Pasul 6
Când concediați un angajat, închideți dosarul său personal, adică rezumați, numerotați foile, scrieți numărul total de pagini, coaseți totul și trimiteți-l la arhiva organizației, în timp ce completați lista de livrare.
