Fișierul personal al unui angajat reprezintă informații care reflectă toate etapele relației dintre angajat și organizație. Este format (întreținut și formalizat) de un organism de personal sau de un funcționar special autorizat. Este necesar să se întocmească un fișier personal în conformitate cu regulile actuale de păstrare a evidenței.
Necesar
- Dosar „Fișier personal”;
- Documentele angajatului (sau copiile acestora);
- Pix;
- Perforator.
Instrucțiuni
Pasul 1
Un dosar personal este început după publicarea unui ordin de numire a unui angajat într-o funcție.
Pasul 2
Dosarul personal include: un inventar intern al documentelor; chestionar și fișă personală pe evidența personalului; rezumat;
copii ale documentelor educaționale (și ale tuturor certificatelor de calificare); carduri de identitate; certificate și alte documente care confirmă modificările datelor personale ale angajatului (copii ale certificatului de căsătorie, TIN, certificat de asigurare, certificate de naștere ale copiilor); contract de răspundere; copii ale tuturor comenzilor de numire, transfer, stimulente, călătorii de afaceri, vacanțe etc; contract de muncă (contract); date de recertificare; caracteristici.
Toate aceste documente (sau copiile acestora) trebuie depuse într-un singur dosar.
Pasul 3
În inventarul intern, este necesar să se enumere toate documentele care sunt depuse într-un fișier personal. Documentele sunt arhivate în ordine cronologică pe măsură ce devin disponibile. În coloana „Notă” a inventarului intern, se indică faptul că documentele sunt retrase sau originalele sunt înlocuite cu copii. Inventarul intern este semnat de angajatul care l-a întocmit, indicând numele de familie, numele, patronimicul și data compilării.
Pasul 4
Intrările care sunt introduse într-un fișier personal sunt scrise cu stilou sau stilou în negru, albastru sau violet, corecțiile nu sunt permise.
Pasul 5
Fișele fișierului personal al angajatului și inventarul său intern sunt numerotate separat.
Pasul 6
Când închideți un dosar personal, trebuie să depuneți o declarație și să ordonați concedierea angajatului.
Pasul 7
Păstrează fișierele personale în seiful unei organizații sau întreprinderi. Sunt eliberate pentru uz personal numai pentru o anumită categorie de angajați care au acces la informații despre personal.
Pasul 8
Fișierele personale ale angajaților concediați sunt transferate în arhivă timp de 75 de ani. Fișierele personale ale managerilor de întreprindere sunt păstrate permanent.
