În serviciile de personal ale organizațiilor, întreprinderilor, sunt stocate un număr mare de documente: comenzi de angajare, acordare de vacanțe, transferuri, premii, plăți suplimentare în numerar, concedieri și altele. Importanța păstrării acestor documente se datorează necesității de a ține evidența documentelor fiecărui angajat specific. Sarcina formării corecte și rapide a documentelor în cauză este încredințată ofițerilor de personal.
Instrucțiuni
Pasul 1
Formarea cazurilor este plasarea documentelor executate în cazuri. Grupați documentele în cazuri pentru fiecare an calendaristic, cu excepția cazurilor care au fost formate inițial și nu se află într-un an calendaristic. Astfel de cazuri includ: dosare personale ale studenților, angajaților, lucrătorilor, dosare criminalistice, cazuri de pensii, istoric medical, precum și alte documente contabile.
Pasul 2
Formarea definitivă a dosarelor personale ale studenților, studenților, postuniversitarilor trebuie efectuată la absolvirea unei instituții de învățământ sau a unui studiu postuniversitar; muncitori și angajați - la concediere; istoric medical - după asigurarea externării pacientului; dosare judiciare - imediat după încheierea procesului și pronunțarea deciziei; cazuri de pensii - după ce plățile de pensie au fost încetate.
Pasul 3
Când vă pregătiți pentru stocarea arhivelor, combinați fișierele personale ale angajaților care au fost concediați în fișiere personale, dacă numărul de foi nu depășește două sute cincizeci. Același lucru este valabil și pentru persoanele care au absolvit o instituție de învățământ. De asemenea, puteți crea un fișier personal individual ca unitate de stocare separată. Această regulă se aplică fișierelor personale de stocare permanentă.
Pasul 4
Când creați fișiere personale, luați în considerare diferitele perioade de păstrare. În ceea ce privește cazurile de valabilitate pe termen lung și permanent, formați-le separat și includeți-le și în diferite inventare.
Pasul 5
Grupați comenzile de către personal în cazuri în funcție de perioadele de păstrare stabilite. În fiecare fișier personal, documentele sunt introduse în ordine cronologică, adică de la începutul până la sfârșitul anului, precum și până la data aprobării, compilării, înregistrării lor.
Pasul 6
Cazurile care sunt formate din conturi personale, carduri personale, cărți de lucru, precum și ținute de fișiere personale, se sistematizează strict în ordine alfabetică. Atunci când utilizați un astfel de design, efectuați clarificări suplimentare, indicând primele trei litere în numele persoanelor cărora le-a fost deschis un dosar personal.
