Un dosar personal este o colecție de documente care conțin informații despre un angajat de la momentul semnării ordinului de angajare până la data emiterii ordinului de concediere. În țara noastră este obligatorie păstrarea dosarelor personale numai pentru funcționarii publici. Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor și organizațiilor preferă să organizeze și să înregistreze datele angajaților.
Instrucțiuni
Pasul 1
Dosarul personal, de regulă, conține următoarele informații despre angajat: o foaie de evidență personală, copii ale documentelor de studii, o copie a ordinului și cererii de angajare, un contract de muncă, modificări și completări la acesta, documente privind certificarea și pregătire avansată și, de asemenea, alte documente necesare pentru serviciul personalului (o copie a certificatului de căsătorie, certificatului de naștere, pașaportului, legitimației militare etc.).
Pasul 2
Fișierul personal al fiecărui angajat este întocmit într-un dosar separat cu un capac de carton - un liant. Conține cerințele: prenumele, numele, patronimicul angajatului, data deschiderii dosarului. După ce angajatul este demis, dosarul personal este închis. Documentele trebuie trimise în arhivă fără greș.
Pasul 3
Dosarele personale închise sunt numerotate, se întocmește un inventar intern al documentelor de caz. Documentele din dosar sunt colectate în ordine cronologică - din momentul în care angajatul ajunge la data concedierii. Un inventar intern este întocmit în aceeași ordine. Numerotarea foilor de inventar este separată de numerotarea documentelor dosarului personal.
Pasul 4
Fișierele personale ale angajaților sunt eliberate doar managerului sau altor persoane prin ordin al managerului, precum și angajatului însuși. Informațiile stocate într-un fișier personal sunt confidențiale, ceea ce înseamnă că nu pot fi dezvăluite străinilor. Este interzisă modificarea documentelor anterioare ale fișierului personal, precum și extragerea acestora.
Pasul 5
Departamentul de resurse umane ține doar evidența angajaților actuali. Documentele angajaților concediați sunt transferate în arhivă. Sunt stocate acolo timp de 75 de ani, iar fișierele personale ale managerilor, managerilor, precum și ale persoanelor cu premii și diplome, sunt nedeterminate.
