Eliminarea documentelor este un proces foarte complex și care necesită mult timp. De regulă, o mulțime de documente se acumulează în arhivele organizațiilor, care, după expirarea termenului de prescripție, trebuie eliminate, adică distruse. Este foarte important să completați corect toată documentația legată de distrugerea arhivei. Unul dintre documentele principale este actul.
Instrucțiuni
Pasul 1
În primul rând, trebuie remarcat faptul că, înainte de a distruge documentele, trebuie să faceți un inventar al acestora, adică să verificați dublu toate datele, disponibilitatea și secretul. Există documente care nu numai că trebuie aruncate, ci arse (sau distruse într-o tocătoare), pentru a nu dezvălui secrete comerciale.
Pasul 2
Asigurați-vă că faceți un inventar al documentației de eliminat. De asemenea, prin ordin, desemnați persoanele care vor fi incluse în comisia de experți. Dintre acestea, selectați președintele responsabil pentru transferul documentelor către departamentul de contabilitate.
Pasul 3
Actul în sine privind eliminarea documentelor care au expirat termenul de prescripție nu are o formă unitară. Prin urmare, îl puteți compune sub orice formă.
Pasul 4
Mai întâi, indicați detaliile organizației, acestea pot fi localizate atât în colțul din dreapta sus, cât și în stânga. Aici indicați numele organizației în conformitate cu documentele constitutive, unitatea structurală, datele bancare, adresa și contactele.
Pasul 5
Puțin mai jos, în dreapta, scrieți „Aprob”, mai jos indicați managerul și lăsați câmpul sub semnătura sa și data compilării.
Pasul 6
Mai jos, în centru, scrieți „Actul privind alocarea și distrugerea documentelor expirate”. După aceea, în linia de mai jos, indicați baza, adică ordinea (ordinea) capului. Apoi enumerați persoanele comisiei de experți, indicând numele și funcțiile acestora.
Pasul 7
Apoi scrieți așa ceva: „Comisia de experți, ghidată de (listă, inventar), a alocat documente pentru distrugere care au pierdut termenul de prescripție”. Apoi, indicați datele sub forma unui tabel, care trebuie să conțină coloane precum numărul de serie, data documentului, titlul, explicația, numărul documentelor, numărul documentului în inventar (listă).
Pasul 8
După tabel, rezumați, adică indicați numărul de documente care trebuie reciclate. În plus, actul trebuie semnat de toți membrii comisiei. Și președintele trebuie să semneze că documentele în întregime vor fi transferate pentru reciclare. La final, puneți data compilării și sigilați totul cu ștampila albastră a sigiliului organizației.
