Decizia oricărei ședințe este obligatorie din punct de vedere juridic numai dacă este formalizată în procesul-verbal. Procesele-verbale ale ședințelor părinților, ale proprietarilor sau ale acționarilor, desigur, diferă în ceea ce privește conținutul, dar cerințele pentru formular sunt întotdeauna aproximativ aceleași.
Scrie pe o schiță
Nu este întotdeauna convenabil să tastați pe un computer în timpul unei întâlniri, astfel încât procesul-verbal poate fi scris mai întâi pe o schiță. Unele informații pot fi introduse înainte de începerea întâlnirii. Mai sus scrieți cuvântul „Proces-verbal”, chiar mai jos - numele ședinței și data. Chiar mai jos în stânga, scrieți cuvântul „Participat”. Dacă se așteaptă ca o decizie să fie luată de o majoritate calificată sau simplă a listei, indicați câte persoane ar fi trebuit să fie prezente. Acest lucru este important, de exemplu, atunci când vine vorba de o întâlnire a proprietarilor de case care trebuie să decidă cum să gestioneze casa, să colecteze bani pentru reparații majore etc. Scrieți agenda dvs. mai jos. Dacă intenționați să discutați probleme despre care nu știți încă, adăugați articolul „Diverse”. În unele cazuri, ar trebui specificat termenul limită.
După ce începe întâlnirea
Notați câți oameni sunt prezenți și câți ar trebui să fie. Sub agendă, scrieți cuvântul „Ascultat” și puneți două puncte. Notați punct cu punct întrebările, numele vorbitorilor și un rezumat al discursurilor. Vorbitorilor li se poate cere să-și prezinte discursurile în avans. Înregistrați pe procesul-verbal întrebările adresate fiecărui prezentator și răspunsurile. În ceea ce privește soluțiile, acestea pot fi introduse după fiecare întrebare sau ca un singur bloc în partea de jos a protocolului. Asigurați-vă că indicați câți oameni au votat „pentru”, „împotrivă”, câți s-au abținut. Sub decizii, scrieți numele președintelui și secretarului și puneți data. În unele cazuri, este necesar să se indice numele tuturor membrilor prezidiului.
Tastați text pe computer
Când tastați pe un computer, secretarul editează de obicei textul. Încercați să îl editați, astfel încât să nu rupă sensul. Acest lucru este valabil mai ales pentru decizii. Nu există un formular uniform pentru înregistrarea protocoalelor, dar se aplică de regulă următoarele reguli:
- textul este tastat în dimensiune de 14 puncte cu intervale de unu sau unu și jumătate;
- alinierea textului principal - pe ambele părți;
- alinierea titlului - centrat, numărul de participanți - dreapta;
- paragrafele încep cu o linie roșie.
Tastați textul, nu uitați să lăsați spațiu pentru semnăturile președintelui și secretarului, precum și să puneți transcrieri ale semnăturilor. Puneți data în partea de jos. Imprimați procesul-verbal și lăsați-l pe președinte și secretar să îl semneze. Există cazuri când o ședință are loc în lipsă. În acest caz, textele discursurilor nu sunt scrise. Restul protocolului este întocmit în același mod.
